Vejledning til eksamensplanlægning på de gymnasiale uddannelser

1. Du skal indberette censorkompetencer og elever til prøve
2. Du modtager og kvalificerer prøvefagsudtræk, som STUK melder ud på baggrund af indberetninger af elever til prøve fra alle institutioner
3. Du skal indberette prøveplaner og lærerfriholdelser samt bestille materiale
4. Du modtager censurplaner, som STUK melder ud på baggrund af indberetninger fra alle institutioner
5. Du kan indberette ændringer i den skriftlige prøveplan. Du kan også indberette eventuelle supplerende lærerfriholdelser
6. Du offentliggør de endelige prøveplaner

En af dine vigtigste opgaver som eksamensplanlægger er at indberette data fra dit studieadministrative system til XPRS, som er STUKs administrative system til planlægning og administration af eksamener.

Du skal overordnet lave fire forskellige indberetninger i løbet af en prøvetermin: 

• Censorkompetencer 
• Elever til prøve 
• Lærerfriholdelser 
• Prøveplaner 

Vi anbefaler at du indberetter i god tid og gerne løbende, så du har tid til at rette eventuelle fejl inden deadline. Så er der nemlig mindre risiko for, at du skal bruge tid på at ændre i eksamensplanen efterfølgende.

Dine indberetninger danner grundlaget for de udmeldinger, STUK sender til dig. STUK udmelder blandt andet prøvefagsudtræk og censurplaner, som er afgørende for din videre eksamensplanlægning.

Indberetning af censorkompetencer er en proces, hvor du indberetter dine underviseres kompetencer til XPRS, og deres eventuelle ønske om skriftlig censur. Indberetningen skal foretages flere gange årligt, herunder ved årets begyndelse samt forud for vinter- og sommerterminen.

Alle eksamensplanlæggere er forpligtet til at indberette så mange af deres undervisere som muligt, så alle elever i hele landet kan få allokeret en censor til deres prøver. 

Derudover skal eksamensplanlæggere, i samarbejde med institutionens leder, indsamle undervisernes ønsker om skriftlig censur. Styrelsen kan foretage en mere hensigtsmæssigt fordeling af censorressourcerne, hvis alle institutioner overholder det solidaritetsprincip, der ligger til grund for censuren ved mundtlige og skriftlige prøver.

Hvad skal indberettes?

Når du indberetter dine underviseres censorkompetencer til XPRS, skal du angive følgende oplysninger:

• adresse, mail og telefonnummer
• underviseres kompetencer, ønske om korte rejser og belastningsprocent/ansættelsesgrad
• alternativt censursprog
• ønske om skriftlig censur og SSO censur. 

Det er vigtigt, at du opdaterer undervisernes oplysningerne løbende, hvis der sker ændringer i ovenstående oplysninger. Det kræver, at du laver en ny censorkompetenceindberetning.

Særligt om skriftlig censur

Det er frivilligt for undervisere at påtage sig skriftlig censur i en given termin. Hvis en underviser ønsker at være skriftlig censor, er det institutionens ansvar at indberette vedkommende i XPRS, såfremt underviseren har kompetence til at være skriftlig censor.

Undervisere, der ønsker at være skriftlig censor, skal være tilgængelig på censormødedagen og må ikke have andre forpligtelser. Hvis en underviser bliver indberettet som skriftlig censor efter censurplanens udmelding, men har andre forpligtelser på censormødedagen, skal institutionen frigøre underviseren ved at omfordele opgaver internt til andre undervisere på institutionen.

Det er obligatorisk for skriftlige censorer at deltage på censormødet. Det skal bemærkes, at censormødet først er slut for censoren, når alle de allokerede opgaver er bedømt, og karakterne er indtastet i Netprøver. Der må beregnes en fuld arbejdsdag til censormødet foruden rejsetid. Censormødet er indeholdt i aflønningen for den skriftlige censur.

Generelt henvises der til Vejledning til censorkompetence ved gymnasiale prøver (pdf).

Institutionens leder har ansvaret for at vurdere, om en underviser har kompetence til at være censor ved de gymnasiale prøver ud fra § 26 i Almen eksamensbekendtgørelsen, inden de indstilles til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet. Læs bekendtgørelsen her (retsinformation.dk).

Om censors kvalifikationer fremgår det:

• Den indberettede censor skal have faglig kompetence til at undervise i faget, pr. Lov om de gymnasiale uddannelser, §56 (retsinformation.dk).
• Det er et klart udgangspunkt, at en indberettet censor skal have pædagogikum, dog kan der forekomme undtagelser, hvilke uddybes i vejledningen, pr. Lov om de gymnasiale uddannelser, §55 og §57 (retsinformation.dk).

Hertil gøres der opmærksom på, at det af §26 fremgår, at institutionen skal tilstræbe, at en censor lever op til:

• Den indberettede censor har gennemført et fuldt undervisningsforløb, der fører frem til den pågældende prøve,
• Den indberettede censor har eksamineret i faget.

Bemærk, at såfremt en underviser har faglig kompetence i et fag, så har underviseren som udgangspunkt kompetence til at undervise – og dermed censurere – i alle fagets niveauer og på alle gymnasiale uddannelser.

Du skal indberette dine elever til prøve. Denne indberetning sikrer, at elever bliver tilmeldt til prøver i de fag, som de afslutter. 

Du skal indberette alle undervisningshold (fag og niveau) på din institution, der afslutter et undervisningsforløb i en given termin. Indberetningen skal også omfatte fagvalg for SOP, SRP, EOP og andre prøver med variable underfag. Hold, der ikke er indberettet til XPRS, kan ikke få tildelt censorer. 

Indberetning af elever til prøve er obligatorisk for både vinter- og sommerterminen, og hvis din institution ikke afholder prøver, skal du alligevel lave en tom indberetning. 

Data skal være korrekt og opdateret. Det vil sige fagkoder, niveauer og de hold der afsluttes, skal være korrekte i forhold til elevernes valgfag.

Det er ikke forudbestemt, hvilke fag eleverne skal aflægge prøve i. Det bliver bestemt af et vilkårligt prøvefagsudtræk, som STUK foretager og udmelder til institutionerne på baggrund af indberetningerne af elever til prøve. 

Indberetning af lærerfriholdelser skal indeholde, hvilke af dine undervisere, der skal friholdes fra at være censor til mundtlige prøver. En underviser kan have behov for at blive friholdt ved særlige forhold. Når du indberetter lærerfriholdelser, skal du angive den specifikke periode i eksamensterminen, hvor en underviser friholdt. 

Vigtige retningslinjer:

• Du må ikke friholde skriftlige censorer til censormødet. Deltagelse i censormøder er obligatorisk for skriftlige censorer. STUK sørger for automatisk friholdelse af disse på de relevante mødedage.
• Du skal minimere antallet af friholdelse. Alle eksamensplanlæggere skal friholde så få undervisere som muligt og kun for de absolut nødvendige perioder. Dette sikrer, at alle elever på landsplan kan tildeles en censor.
• Du må ikke bruge friholdelser som et arbejdsbelastningsværktøj.  Hvis en underviser ikke kan deltage i censur i hele prøveperioden, bør vedkommendes kompetencer ikke indberettes i censorkompetenceindberetningen – og dermed er friholdelse unødvendig.

Det er institutionens ansvar at sikre, at der foreligger en godkendt indberetning i XPRS inden fristen for den mundtlige allokering. Styrelsen udsender ikke rykkere for denne indberetning.

Vær opmærksom på følgende perioder:

• Indberetning af lærerfriholdelser må kun indeholde friholdelser, der indgår i den aktuelle indberetningstermin.
• Indberetningen til sommerterminen skal gælde for perioden fra den 1. maj til den 31. august, institutionen skal således medtage friholdelser for sygeterminen. For vinterterminen skal institutionen friholde undervisere i den del af prøveperioden, hvor institutionen holder juleferie. Perioden er således fra den 1. december til den 31. januar.
• Indberetningen er lukket i den periode, hvor styrelsen allokerer mundtlige censorer.

Prøvefagsudtrækket refererer til, hvilke fag elever som udgangspunkt skal til prøve i. Udtrækket dannes på baggrund af institutionernes indberetninger af elever til prøve og dannes på baggrund af en tilfældig udvælgelse af de undervisningshold, der afsluttes i en given termin

STUK udmelder prøvefagsudtrækket i XPRS til videre behandling og kontrol, hvor det er institutionernes brugersystemer, der efterbehandler det tilfældige udtræk på elevniveau og danner den endelige prøveplan.

Som eksamensplanlægger skal du tjekke resultatet af efterbehandlingen. Du skal følge det udmeldte prøvefagsudtræk, og du må ikke ændre i det ud over de specifikke muligheder, der angives i vejledningen til eksamensplanlæggere. Andre ændringer vil være et brud på lov om de gymnasiale uddannelser § 45, stk. 2 (retsinformation.dk).

Læs vejledningen til eksamensplanlæggere (pdf).

Hvis du skal justere prøvefagsudtræk for elever på gymnasialt niveau i eux-forløb, kan du finde vejledning nedenfor.

Læs Vejledning for prøveudtræk af fag på gymnasialt niveau på eux-hovedforløb og på det studiekompetencegivende forløb i merkantile eux-forløb (pdf).

Prøveplanen er en detaljeret oversigt over, hvilke fag den enkelte elev på din institution skal til prøve i, samt hvornår prøverne finder sted. Prøveplanen indeholder institutionens konkrete prøvebegivenheder med fastlagte datoer samt tilknyttede elever og undervisere.

Som eksamensplanlægger har du ansvaret for at udarbejde én samlet prøveplan for din institution og indberette den til XPRS. STUKs allokering af censorer baseres på de indberettede prøveplaner, hvilket gør en præcis og velstruktureret prøveplan afgørende.

Du skal udarbejde prøveplanen på baggrund af prøvefagsudtrækket. Ved behandlingen af prøvefagsudtrækket kan der opstå små prøvehold med fire elever eller derunder. Dette er uhensigtsmæssigt og ressourcekrævende, da det skaber et for stort behov for censorer til de mundtlige prøver og prøver med samlet vurdering. I disse situationer, skal der forsøges at lave større kæder/prøvehold med samme kompetence. Det kan være nødvendigt at danne kæder med prøvehold på tværs af klasser og eksaminatorer, som deler samme kompetence.

Det er vigtigt at bemærke:

• For SRP/SOP/EOP gælder, at der ikke må være flere end 12 elever i en kæde og for mundtlige kæder gælder, at de ikke bør strække sig over mere end tre dage og ikke over en weekend.
• På alle prøvehold skal der angives alternativt censursprog, hvis dette er aktuelt.
• Husk at udnytte hele eksamensperioden, det er ikke et krav fra styrelsen, at der skal afholdes prøve i sidste eksamensuge.
• Institutioner med flere afdelinger kan med fordel anvende prøveadressefeltet ved indberetning af prøveplanen, hvis det studieadministrative system tillader det. Således får censorer med censorudmeldingen den korrekte prøveadresse meddelt.

Det er samtidig vigtigt at den skriftlige del af prøveplanen er præcis. Hold, der ikke er indberettet til XPRS, kan ikke få allokeret censorer. Alle prøvehold skal derfor indberettes med det korrekte antal eksaminander.

Du skal indberette alle ændringer, du foretager på et prøvehold løbende, fordi manuelle ændringer foretaget i Netprøver af institutionerne medfører, at censorerne ikke modtager de korrekte oplysninger om arbejdet, hvilket kan skabe udfordringer ifm. aflønningen. 

Efter udmeldingen af den skriftlige censurplan åbnes der for indberetning af supplerende prøveplaner. Ved ændringer eller tilføjelser til de skriftlige prøver i den konkrete termin skal du indberette en supplerende prøveplan til XPRS, så censorerne har de korrekte oplysninger på deres allokeringsbrevene og i Netprøver.

Hvis der sker ændringer i prøveplanen på selve prøvedagen, kan du foretage ændringen i Netprøver. Det er ligeledes vigtigt, at du indberetter ændringerne hurtigst muligt til XPRS og tage kontakt til styrelsen. Både indberetning og kontakt til styrelsen skal foregå på selve prøvedagen af hensyn til de skriftlige censorers arbejde.

Den mundtlige og skriftlige censurplan giver overblik over de prøvehold, din institution har indberettet, samt de censorer, som STUK har allokeret til disse hold. Planerne viser også, hvilke undervisere fra din institution der er udpeget som mundtlige og skriftlige censorer til bedømmelse af prøver på andre institutioner. 

STUK udmelder den mundtlige og skriftlige censurplan separat i XPRS på forskellige tidspunkter.

Den mundtlige censurplan

Den mundtlige censorallokering bliver foretaget på baggrund af alle institutionernes indberettede prøveplaner, censorkompetencer samt de rettidigt indberettede og godkendte lærerfriholdelser.

Du skal i perioden frem til offentliggørelsen gennemgå din institutions prøveplan med henblik på at foretage eventuelle justeringer for at optimere censorressourcerne. For eksempel skal antal af prøvehold med en til fire elever minimeres. 

Alle ændringer i den udmeldte censur, herunder anvendelse af faciliteten ”Hent censor,” skal følges op med en direkte kontakt til censors ansættelsesinstitution.

Der er vigtigt at bemærke:

• Der allokeres ikke censorer til hold med 3 elever eller derunder af hensyn til den samlede eksamensplanlægning og censorressource. Se mere under ”Prøveplan”.
• Der allokeres ikke censorer til grund- og valgfag fra eud-grundbekendtgørelsen. Her udpeger institutionen selv censorer fra det lokale censornetværk.

STUK står for allokeringen af de skriftlige censorer, som offentliggøres i den skriftlige censurplan. Når censurplanen bliver udmeldt, skal du tjekke, at alle hold på institutionen indgår i censurplanen, og der er de korrekte elever på de enkelte hold. Derudover skal du tjekke at holdene har fået tildelt censur.

Du skal indberette en opdateret censorkompetenceindberetning, hvis der bliver foretaget ændringer i institutionens udgående censorer efter, at censurplanen for de skriftlige prøver er blevet udmeldt. Du skal du indberette en opdatere prøveplan, hvis der sker ændringer i institutionens prøvehold. Indberetningerne skal altid ske hurtigst muligt via institutionens studieadministrative system til XPRS. På den måde sikres det, at censorerne har de korrekte oplysninger på deres allokeringsbrevene og i Netprøver.

Efter udmeldingen af censurplanen og allokeringsbreve bør kun sygemeldte censorer trække sig fra skriftlig censur, da en sen afmelding nok medfører øget arbejdsbelastning for de øvrige censorer i landet.