Generelt om eksamensplanlægning på de gymnasiale uddannelser

Indberetning til styrelsen, der skal indeholde oplysninger på alle undervisere, herunder:

• adresse, mail og telefonnummer
• underviseres kompetencer, ønske om korte rejser og belastningsprocent/ansættelsesgrad
• alternativt censursprog
• ønske om skriftlig censur og SSO censur.

Censorkompetencer indberettes to gange årligt og skal herefter løbende vedligeholdes. Der indberettes for hvert enkelt uddannelsesområde, det vil sige én indberetning til henholdsvis AGYM, EGYM og OPT.

Det er vigtigt, at alle institutionens undervisere, der er til rådighed for censuropgaver indberettes – XPRS tager højde for belastningsprocent/ansættelsesgrad. Det kan i denne forbindelse nævnes at censorkompetenceindberetningen ikke må bruges til friholdelse.

Det er kun muligt for styrelsen at foretage den mest retfærdige og hensigtsmæssige fordeling af censorressourcerne på tværs af institutioner, hvis alle institutioner overholder det solidaritetsprincip, der ligger til grund for censuren ved de mundtlige prøver. Opgaven med at dække den mundtlige censur påhviler alle institutioner, og det forventes, at institutionerne handler herefter.

Skriftlig censur

Det er frivilligt for undervisere, om de vil være skriftlige censorer i en given termin. Det er vigtigt, at undervisere, der har kompetence til at være skriftlig censor og ønsker at være det, registreres i indberetningen til XPRS. Institutionen er forpligtet til løbende at opdatere indberetningen af censorkompetencer med eventuelle ændringer.

En underviser, som ønsker skriftlig censur, kan kun allokeres som skriftlig censor, hvis vedkomne ikke har andre eksamensaktiviteter eller af anden grund er friholdt på dagen for censormødet. Hvis en underviser indberettes som skriftlig censor efter censurplanen er udmeldt og har andre forpligtelser på censormødedagen, skal ansættelsesinstitutionen sørge for at frigive censoren ved at finde andre censorer på institutionen, som kan varetage forpligtelserne, før underviseren kan være skriftlig censor og deltage på censormødet.

Det er obligatorisk for skriftlige censorer at deltage på censormødet. Det skal bemærkes, at censormødet først er slut for censoren, når alle de allokerede opgaver er bedømt og karakterne er indtastet i Netprøver. Der må påberegnes en fuld arbejdsdag til censormødet foruden rejsetid. Censormødet er indeholdt i aflønningen for den skriftlige censur. 

Generelt henvises der til Vejledning til censorkompetence ved gymnasiale prøver (pdf).

Institutionens leder har ansvaret for at vurdere, om en underviser har kompetence til at være censor ved de gymnasiale prøver ud fra § 26 i Almen eksamensbekendtgørelsen, inden de indstilles til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet.

Om censors kvalifikationer fremgår det:

• Den indberettede censor skal have faglig kompetence til at undervise i faget (Lov om de gymnasiale uddannelser, §56).
• Det er et klart udgangspunkt, at en indberettet censor skal have pædagogikum, dog kan der forekomme undtagelser, hvilke uddybes i vejledningen (Lov om de gymnasiale uddannelser, §55 og §57).

Hertil gøres der opmærksom på, at det af §26 fremgår, at institutionen skal tilstræbe, at en censor lever op til:

• Den indberettede censor har gennemført et fuldt undervisningsforløb, der fører frem til den pågældende prøve,
• Den indberettede censor har eksamineret i faget.

Bemærk, at såfremt en underviser har faglig kompetence i et fag, så har underviseren som udgangspunkt kompetence til at undervise – og dermed censurere – i alle fagets niveauer og på alle gymnasiale uddannelser.

Indberetning til styrelsen, der skal indeholde data på alle undervisningshold der afsluttes i en given termin. Skal også indeholde fagvalg for SOP/SRP/EOP og andre prøver med variable underfag. Skal altid indberettes op til vinter- og sommerterminen, hvis der ikke afholdes prøver skal der foretages en tom indberetning. Er grundlaget for prøvefagsudtrækket af mundtlige og skriftlige prøver.

Data skal være korrekt og opdateret. Det vil sige fagkoder, niveauer og de hold der afsluttes skal være korrekte i forhold til elevernes valgfag.

Prøvefagsudtrækket dannes på bagrund af Elever Til Prøve, og det er derfor vigtigt, at alle data i indberetningen er korrekte og opdaterede. XPRS danner på baggrund af data et tilfældigt udtræk af prøvehold og udtrækker censorfag i fag med variable underfag, som kædes, og der gives forslag til datoer for afholdelse for fag med variable underfag.

Udtrækket sendes til institutionerne til videre behandling og kontrol, hvor det er institutionernes brugersystemer, der efterbehandler det tilfældige udtræk på elevniveau og danner den endelige prøveplan. Eksamensplanlæggeren tjekker resultatet af efterbehandlingen op mod regler og retningslinjer i Håndbogen til eksamensplanlægning.

Indberetning til styrelsen, der skal indeholde institutionens samlede prøveplan, der er udarbejdet på baggrund af prøvefagsudtrækket udmeldt af styrelsen.

Behandlingen af prøvefagsudtrækket kan i enkelte tilfælde resultere i, at der oprettes små prøvehold med tre elever eller derunder. Dette er uhensigtsmæssigt og ressourcekrævende, da det skaber et for stort behov for censorer til de mundtlige prøver og prøver med samlet vurdering. I disse situationer, skal der forsøges at lave større kæder/prøvehold med samme kompetence. Det kan være nødvendigt at danne kæder med prøvehold på tværs af klasser og eksaminatorer, som deler samme kompetence. I fald dette ikke er en mulighed kan der søges dispensation for prøvefagsudtrækket. Skema til dispensationsansøgning kan findes under Generelle regler og orienteringer.

Det er vigtigt at bemærke:

• For SRP/SOP/EOP gælder, at der ikke må være flere end 12 elever i en kæde og for mundtlige kæder gælder, at de ikke bør strække sig over mere end tre dage og ikke over en weekend.
• På alle prøvehold skal der angives alternativt censursprog, hvis dette er aktuelt.
• Husk at udnytte hele eksamensperioden, det er ikke et krav fra styrelsen, at der skal afholdes prøve i sidste eksamensuge.
• Institutioner med flere afdelinger kan med fordel anvende prøveadressefeltet ved indberetning af prøveplanen, hvis det studieadministrative system tillader det. Således får censorer med censorudmeldingen den korrekte prøveadresse meddelt.

Skriftlig censur

Efter udmeldingen af den skriftlige censurplan åbnes der for indberetning af supplerende prøveplaner til eventuelle ændringer eller tilføjelser til de skriftlige prøver i den konkrete termin. Hvis der forekommer ændringer på prøveholdene til de skriftlige prøver, skal disse indberettes til XPRS, så censorerne har de korrekte oplysninger på deres allokeringsbrevene og i Netprøver.

Indberetning til styrelsen, der skal indeholde friholdelser af undervisere i hele prøveperioden. Friholdelser skal ikke benyttes som et styringsredskab til at regulere undervisernes belastning, det skal kun være enkelte dage og lange perioder. Hvis undervisere ikke er til rådighed for censur i en hel prøveperiode, skal deres kompetencer ikke indberettes i censorkompetenceindberetningen, og dermed er der ikke behov for friholdelse af de pågældende undervisere.

Det er institutions ansvar, at der ligger en godkendt indberetning i XPRS inden indberetningen lukker (under den mundtlige allokering). Der rykkes ikke for denne indberetningstype.

Der er vigtigt at bemærke:

• Indberetning af lærerfriholdelser må kun indeholde friholdelsesperioder, der indgår i den aktuelle indberetningstermin.
• Indberetningen til sommerterminen skal gælde for perioden fra den 1. maj til den 31. august, institutionen skal således medtage friholdelser for sygeterminen. For vinterterminen skal institutionen friholde undervisere i den del af prøveperioden, hvor institutionen holder juleferie. Perioden er således fra den 1. december til den 31. januar.
• Indberetningen er lukket i den periode, hvor styrelsen allokerer mundtlige censorer.

Den mundtlige censorallokering foretages på baggrund af alle institutionernes indberettede prøveplaner, censorkompetencer samt de rettidigt indberettede og godkendte lærerfriholdelser. Institutionen skal i perioden frem til offentliggørelsen gennemgå sin prøveplan med henblik på at foretage eventuelle justeringer. Dette drejer sig især om justeringer, der fører til, at institutionen mere hensigtsmæssigt udnytter censorressourcer. For eksempel skal antal af prøvehold med en til tre elever minimeres. Alle ændringer i den udmeldte censur, herunder anvendelse af faciliteten ”Hent censor,” skal følges op med en direkte kontakt til censors ansættelsesinstitution.

Der er vigtigt at bemærke:

• Der allokeres ikke censorer til hold med 3 elever eller derunder af hensyn til den samlede eksamensplanlægning og censorressource. Se mere under ”Prøveplan”.
• Der allokeres ikke censorer til grund- og valgfag fra eud-grundbekendtgørelsen. Her udpeger institutionen selv censorer fra det lokale censornetværk.
• Udmeldingen af henholdsvis mundtlig- og skriftlig censur sker i to separate udmeldinger.

Skriftlig censur

Den skriftlige censorallokering sker altid fra centralt hold. Allokeringen af de skriftlige censorer udmeldes med den skriftlige censurplan. Hvis der forekommer ændringer i institutionens prøveplaner efter, at censurplanen for de skriftlige prøver er udmeldt, skal ændringerne indberettes via institutionens studieadministrative system til XPRS hurtigst muligt.

Hold, der ikke er indberettet til XPRS, kan ikke få allokeret censorer. Alle ændringer, der foretages på et prøvehold, skal indberettes til XPRS, fordi institutionerne ikke må tilføje censorer i Netprøver, da det blandt andet vil medføre, at censorerne ikke modtager de korrekte oplysninger med allokeringsbrevet.

Hvis der sker ændringer på selve prøvedagen, skal ændringerne foretages direkte i Netprøver. Også her skal ændringerne indberettes til XPRS – ligeledes på prøvedagen.

Hvis du har hold, som er godkendt til at modtage undervisning på andre sprog end dansk, skal du bestille oversat prøvemateriale, så eleverne kan aflægge prøven på det sprog, de har modtaget undervisning i.  

Ved bestilling af oversat prøvemateriale er det vigtigt, at det korrekte holdnavn oplyses, da det er en forudsætning for, at holdet får allokeret censorer med de rette kompetencer til at censurere på det alternative censursprog.

Læs mere om bestilling af oversat prøvemateriale