Formålet med administrative fællesskaber

Uddannelsesinstitutionerne på ministeriets område kan indgå i et samarbejde om at styrke og udvikle institutionernes administrative funktioner i form af administrative fællesskaber. Formålet er at sikre den størst mulige effektivisering, løsning af rekrutteringsproblemer og en øget kvalitet i den administrative opgavevaretagelse.

Samarbejdsmuligheder mellem institutionerne

Samarbejdet mellem de omfattede institutioner kan foregå inden for samme institutionstype eller på tværs af institutionstyperne, da det administrative fællesskab er rettet mod de tekniske og administrative opgaver samt driftsfunktioner, som institutionerne i vidt omfang har til fælles. Der er derfor ikke noget krav til den geografiske placering af et administrativt fællesskab. Institutionerne kan samarbejde lokalt, regionalt og på tværs af landet, uanset hvor den enkelte institution ligger. 

Regelgrundlag

Bekendtgørelsen om administrative fællesskaber mellem visse uddannelsesinstitutioner fastsætter, at et administrativt fællesskab mellem uddannelsesinstitutioner enten kan etableres i form af leverandørmodellen (§ 2) eller i form af samarbejdsmodellen (§ 3).

Samarbejdsmodellen og leverandørmodellen

  • Et administrativt fællesskab i form af samarbejdsmodellen består af en værtsinstitution og et antal partnere. Modellen indebærer, at partnerne overlader administrative opgaver og støttefunktioner til fælles varetagelse hos værtsinstitutionen. Bekendtgørelsen indeholder i bilag 1 en standardsamarbejdsaftale, som institutionerne skal anvende, hvis de vælger et administrativt fællesskab i form af samarbejdsmodellen
  • Leverandørmodellen indebærer, at en uddannelsesinstitution udliciterer, og en uddannelsesinstitution varetager administrative opgaver. Efter bekendtgørelsen er det en betingelse for leverandørmodellen, at der er indgået en skriftlig aftale, som er i overensstemmelse med Finansministeriets regler om udbud og udlicitering samt Konkurrencestyrelsens bekendtgørelse om EU’s udbudsdirektiv.

Katalog over mulige opgaver i et administrativt fællesskab

Ministeriet har i samarbejde med en række interessenter på undervisningsområdet udarbejdet et uddybende og mere detaljeret katalog over opgaver, som egner sig til at indgå i et administrativt fællesskab mellem uddannelsesinstitutioner. Kataloget vil kunne tjene som inspiration - både i overvejelserne om at etablere et administrativt fællesskab og ved tilrettelæggelsen af det konkrete samarbejde.

Kataloget og baggrunden for udviklingsarbejdet kan ses i rapporten: Beslutningsgrundlag om administrative fællesskaber på selvejende ungdomsuddannelsesinstitutioner under ministeriet (pdf).

Spørgsmål og svar

Administrative fællesskaber

Hvem afgør størrelsen af den husleje, bygningsdrift, telefonomkostningen og fordeling af afskrivning på it-udstyr mv., som værtsinstitutionen kan/må beregne sig?

Svar: Det er de deltagende institutioner, der skal aftale retningslinjerne for opgavernes udførelse, herunder den økonomiske fordelingsnøgle, der skal gælde for samarbejdet. Aftalen skal specificere, hvorvidt der er tale om grundydelser, tillægsydelser eller supplerende ydelser samt vilkår herfor.

Værtsinstitutionen har krav på refusion af omkostninger fra de øvrige partnere, der er afholdt i overensstemmelse med de aftalte retningslinjer for udførelse af opgaven. Der må ikke være tale om, at værtsinstitutionen har en indtjening på at være værtsinstitution.

Hvem "hænger på" it-udstyr, inventar mv. indkøbt til fællesskabet, hvis et større antal skoler i fællesskabet forlader det?

Svar: Værtsinstitutionen opnår ejendomsret til udstyr og andre aktiver, der anskaffes af institutionen til løsning af opgaver, og kan således beholdes af værtsinstitutionen ved udtræden af samarbejdet. Der bør i samarbejdsaftalen tages hensyn til dette, for eksempel ved betaling af omkostninger, i takt med at de pågældende aktiver afskrives over de forventede levetider.

Fristen for eventuel udtræden bør fastsættes under hensyn til opgavernes karakter, herunder på den ene side værtsinstitutionens mulighed for at tilpasse de afsatte ressourcer til det reducerede behov og på den anden side de tilbageværendes mulighed for at finde alternative løsninger til opfyldelse af deres behov. Ved fastsættelse af principperne for økonomisk opgørelse ved udtræden bør der blandt andet tages hensyn til, at værtsinstitutionen får dækning for omkostninger og forpligtelse vedrørende udstyr, medarbejdere og lokaler mv., i det omfang værtsinstitutionen ikke med rimelighed kan nyttiggøre disse ved alternativ anvendelse.

Hvilken betydning i relation til offentlighedsloven har det for en erhvervsskole at indgå i et administrativt fællesskab, hvor også et gymnasium eller en SOSU-skole indgår?

Svar: For opgavernes udførelse gælder forvaltningsloven og offentlighedsloven, såfremt en af partnerne er omfattet af disse regler. Såfremt værts- eller deltagerinstitutionen ikke selv er omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven, gælder disse regler ikke for værts- eller deltagerinstitutionens øvrige virksomhed.

Hvilke administrative opgaver er omfattet af samarbejdsmodellen?

Svar: Samarbejdsmodellen omfatter administrative opgaver for de deltagende institutioner, som de implicerede institutioner i forvejen skal kunne håndtere. Private virksomheder, herunder private skoler, må ikke deltage i samarbejdet, og samarbejdet må ikke udføre opgaver for andre end de deltagende uddannelsesinstitutioner.

Samarbejdsmodellen indebærer, at skolerne i fællesskabet overlader opgaver til fælles varetagelse og udførelse hos en partner (værtsinstitutionen). Partneren skal være en skole, der er omfattet af reglerne om administrative fællesskaber, og parterne skal bevare rådigheden og kontrollen over opgavernes udførelse. Det sker i kraft af blandt andet en samarbejdsaftale og etablering af en styregruppe. Det falder derfor uden for reglerne om samarbejdsmodellen, hvis opgaven overlades til varetagelse hos en ekstern leverandør uden for fællesskabet, og reglerne herom – eksempelvis udbudsreglerne – skal anvendes i stedet.

Hvis der ikke er tale om et center, men om en enkelt institution, kan denne godt vælge at lade en anden institution løse opgaven, hvis denne institution løser opgaven for sig selv, jævnfør leverandørmodellen. Alternativt kan institutionen vælge at udlicitere opgaven til et privat firma. I sidstnævnte tilfælde er der dog ikke tale om et administrativt samarbejde, og i begge tilfælde vil institutionen skulle overholde blandt andet udbudsreglerne.

Kan værtsinstitutionen i et administrativt fællesskab reducere risikoen ved at tegne forsikring?

Svar: Nej. Reglerne om statens selvforsikringsordning, der også omfatter institutioner på Undervisningsministeriets område, indebærer, at der ikke ud over selvforsikringsordningen må tegnes anden eller supplerende forsikring. Dette gælder også for aktiviteterne i et administrativt fællesskab.

Må værtsinstitutionen for et fællesskab tjene på at udføre opgaverne, hvis de øvrige skoler sparer på at få opgaven løst i fællesskabet og accepterer at dele fortjenesten med værtsskolen?

Svar: Nej. Værtsinstitutionen har krav på refusion af omkostninger fra de øvrige partnere, der er afholdt i overensstemmelse med de aftalte retningslinjer for udførelse af opgaven. Der må ikke være tale om, at værtsinstitutionen har en indtjening på at være værtsinstitution.

Partnerinstitutionerne betaler a conto for opgaveudførelsen på baggrund af et budget, som styregruppen har godkendt. Styregruppen kan i løbet af året vedtage ændringer af acontobetalingen, hvis budgettet ændres, og eventuel efterbetaling/tilbagebetaling sker på grundlag af det endelige årsregnskab for fællesskabet.

Skal der foretages separat revision af et administrativt fællesskabs regnskab, og er det i givet fald værtsinstitutionens revision, der skal/kan udføre den?

Svar: I samarbejdsmodellen skal værtsinstitutionen udarbejde et særskilt regnskab for fællesskabet. Regnskabet revideres af værtsinstitutionens revisor efter samme regler, som gælder for værtsinstitutionens årsregnskab/årsrapport. Samarbejdes der efter leverandørmodellen, vil værtsinstitutionen behandle arbejdet, som det behandler al øvrig indtægtsdækket virksomhed.

Skal et administrativt fællesskab have en særskilt leder, eller kan for eksempel værtsinstitutionens administrationschef også være chef for fællesskabet?

Svar: Nej, der skal ikke nødvendigvis være en særskilt leder. Værtsinstitutionens administrative leder kan også være leder for fællesskabet.

Skal loven om virksomhedsoverdragelse anvendes ved både samarbejdsmodellen og leverandørmodellen?

Svar: Nej. Virksomhedsoverdragelsesloven er alene obligatorisk for samarbejdsmodellen. Efter bekendtgørelsen om administrative fællesskaber indebærer leverandørmodellen ikke overdragelse af administrativt personale til leverandøren.

Stilles der krav om, skolerne opbygger en controllerfunktion hjemme, hvis regnskabsopgaven lægges i et administrativt center?

Svar: Nej. Det er den enkelte skoles ansvar, at der tilbage på skolen vil være personale, der er i stand til at yde en rimelig betjening af ledelsen med ønskede informationer og eksempelvis føre tilsyn med skolens økonomi. Den enkelte skole indretter sig, som den finder det mest hensigtsmæssigt, og der er ikke givet nogle centrale regler for dette.

Findes der uddybende materiale om egnede opgaveområder?

Svar: Undervisningsministeriet har i samarbejde med en række interessenter på undervisningsområdet udarbejdet et uddybende og mere detaljeret katalog over opgaver, som egner sig til at indgå i et administrativt fællesskab mellem uddannelsesinstitutioner. Kataloget vil kunne tjene som inspiration - både i overvejelserne om at etablere et administrativt fællesskab og ved tilrettelæggelsen af det konkrete samarbejde. Kataloget og baggrunden for udviklingsarbejdet kan ses i rapporten "Beslutningsgrundlag om administrative fællesskaber på selvejende ungdomsuddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet - Analyse og cases på fem egnede opgaveområder".

 

Er der frit slag med hensyn til skolernes indgåelse af aftaler om et administrativt fællesskabs etablering og drift?

Svar: Nej, der er ikke helt frie tøjler for indgåelse af aftaler. Etableringen og driften af fællesskaber skal ske efter de gældende regler om administrative samarbejder. De fastsætter blandt andet, hvilke institutionstyper der kan indgå i administrative samarbejder, opstiller, definerer og afgrænser de to forskellige modeller for sådanne samarbejder og en række krav til finansiering, organisering mv. af samarbejder.

I den ene model er der en standardsamarbejdsaftale, som er obligatorisk, mens aftalegrundlaget i den anden model er op til de samarbejdende institutioner at formulere. Information om reglerne for administrative samarbejder findes andetsteds på dette site og på www.retsinfo.dk. Undervisningsministeriet rådgiver gerne om reglerne.

Så længe disse regler overholdes, er der meget vide rammer for, hvordan institutionerne kan etablere og drive fællesskaberne.

Hvem orienterer bestyrelserne om administrative fællesskaber?

Svar: Det vil typisk være en opgave for institutionens ledelse at udarbejde et konkret beslutningsoplæg til bestyrelsen om, hvilke muligheder der er, for at institutionen indgår i et eller flere administrative fællesskaber – det vil sige, med hvilke opgaver, med hvilke øvrige institutioner, efter hvilken model, til hvilket omkostningsniveau etc. Beslutningsprocessen foregår inden for de sædvanlige rammer for ledelses- og bestyrelsesarbejdet på institutionerne.

Kan man forestille sig, at der for eksempel kun oprettes ét administrativt fællesskab for indkøb og 60 fællesskaber for rengøring og bygningsservice?

Svar: Ja, det kan man principielt godt forestille sig. I og med at fællesskaberne oprettes efter en frivillig model, er det også op til institutionerne selv at beslutte, hvilken organisering af opgaverne der giver mest mening og størst effektivisering. Undervisningsministeriet har ikke på forhånd en plan om et bestemt antal fællesskaber. Man kan sagtens forestille sig, at det inden for ét opgaveområde har betydning, at der er geografisk nærhed mellem fællesskabet og de deltagende institutioner, hvilket taler for et større antal fællesskaber, mens der på andre opgaveområder ikke er hindring for at lave få, meget store fællesskaber.

Især to ting er centrale i den forbindelse: For det første, at en vis opgavevolumen kan være forudsætningen for at opnå effektiviseringer, så med mange fællesskaber vil stordriftsfordelene alt andet lige være mindre. Det er derfor, at effektiviseringspotentialet er beregnet ud fra en forudsætning om 25 fællesskaber på landsplan, men det betyder hverken, at der kun må oprettes 25 fællesskaber, eller at fem fællesskaber på hvert område er det optimale. For det andet er det en betingelse for at etablere fællesskaber efter den såkaldte samarbejdsmodel, hvor ydelserne ikke er udbudspligtige, at de deltagende institutioner bevarer kontrol over opgavernes udførelse. Det kan i praksis være vanskeligt, hvis der er langt over 100 institutioner med i samarbejdet.

Sidst opdateret: 16. juli 2018