Hvis en institution ønsker at gennemføre et bygge- og anlægsprojekt, købe en ejendom eller indgå et lejemål, som kræver aktstykkeforelæggelse, skal institutionen så tidligt som muligt i processen rette henvendelse til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK), så sagsbehandlingen, herunder styrelsens vurdering af projektets nødvendighed og økonomiske bæredygtighed, kan påbegyndes.

Forudsætninger for udarbejdelse af et aktstykke

Selve udarbejdelsen af aktstykket påbegyndes først, når der er sikkerhed for et givent projekts nødvendighed og økonomiske bæredygtighed.

Da bygge- og anlægsprojekter og køb af ejendomme er langsigtede dispositioner, der får konsekvenser for institutionens drift mange år frem i tiden, vil udarbejdelsen af et aktstykke kræve grundige forberedelser og derfor ofte være en omfattende proces.

Ministeriet ved STUK formulerer aktstykket på baggrund af bidrag fra institutionen. Styrelsen vil spørge indgående ind til projektet og økonomien bag for at få et solidt grundlag for sagsbehandlingen.

Institutionen skal være indstillet på, at det kan blive nødvendigt f.eks. at beskære et byggeprojekt undervejs for at styrke projektets økonomiske sammenhængskraft og dermed øge sandsynligheden for at opnå Finansministeriets og Folketingets Finansudvalgs tilslutning til aktstykket.

Et byggeprojekt eller køb af ejendom må ikke indebære omkostninger for staten. Ved forelæggelsen af aktstykket for Finansudvalget skal finansieringen være på plads.

Der skal være indgået en aftale med et realkreditinstitut om, hvor meget institutionen kan låne til finansieringen af byggeriet/køb af ejendom. Hvis finansieringen f.eks. er afhængig af et salgsprovenu fra salg af ejendomme, skal ejendommen(e) enten være solgt, eller der skal være underskrevet en bindende købsaftale med køber - dog betinget af opnåelse af Finansudvalgets tiltræden til aktstykket.

Andre myndigheders eventuelle godkendelse som f.eks. nødvendige ændringer i lokalplan, skal tillige være på plads.

Aktstykket foreligges først for Finansudvalget, når alle ovenstående forhold er på plads, og det pågældende bygge- eller anlægsprojekt har været i udbudsrunde.

Institutionen skal påregne en sagsbehandlingstid på 8-10 uger fra alt materiale er i hus til et aktstykke om muligt kan forelægges for Finansudvalget. Institutionen skal desuden være opmærksom på, at der ikke forelægges byggeaktstykker, aktstykker om køb af ejendom eller indgåelse af lejemål for Folketingets Finansudvalg i Folketingets sommerferie (perioden primo juni til primo oktober).

Finansministeriet har udarbejdet retningslinjer for udformning af aktstykker til brug for bygge- og anlægsprojekter. Til brug for aktstykkeudarbejdelsen og vurderingen af projektets og institutionens økonomi skal institutionen levere følgende oplysninger:

Tjekliste
  • En beskrivelse af hvad der søges om tilladelse til.
  • En redegørelse for institutionens lovgrundlag og historie.
  • En redegørelse for, hvad det er for en udfordring, der søges løst - baggrunden og motivationen for byggeprojektet/køb af ejendom/indgåelse af lejemål, herunder en redegørelse for fordele og ulemper ved den valgte løsning.
  • En udførlig oversigt over hvilke adresser institutionen har med angivelse af antal m² pr. adresse, samt hvilke adresser og antal m² pr. adresse institutionen vil få efter gennemførelse af byggeprojektet/køb af ejendommen(e)/indgåelse af lejemålet(ne).
  • En oversigt over, hvor mange m² institutionen har pr. årselev i dag, og hvor mange m² pr. årselev institutionen vil få som følge af byggeprojektet.
  • En oversigt, der viser institutionens aktivitetsomfang - hvor mange årselever institutionen har haft i de foregående år fordelt på uddannelser. Hvis institutionen får tilført nye uddannelser fra andre institutioner eller myndigheder, skal institutionen redegøre for uddannelsernes aktivitetsomfang bagudrettet.
  • En aktivitetsprognose for de næste 6 år fordelt på uddannelser – aktivitetsprognosen skal være underbygget, og den skal tage udgangspunkt i kommunens/regionens eller Danmarks statistiks befolkningsprognose for de relevante befolkningsgrupper/ungdomsårgange.
  • En redegørelse for de pædagogiske og økonomiske fordele, der er ved projektet.
  • En redegørelse for, hvilke muligheder der er for samarbejde med andre uddannelsesinstitutioner om lokalebehov – eventuelle overvejelser om campusmuligheder.
  • En oversigt over byggeprojektets eller ejendomskøbets samlede omkostninger fordelt på relevante omkostningskategorier.
  • En finansieringsoversigt, der viser, hvordan byggeriet/ejendomskøbet finansieres – f.eks. provenu fra salg af ejendomme, realkreditlåntagning, opsparing/likvide beholdninger, eventuelle tilskud, osv.
  • Et resultatbudget, et balancebudget og et likviditetsbudget for de foregående 3 år og de kommende 6-8 år (budgetterne skal som minimum gå frem til og med 4 år efter byggeriets afslutning). Resultatbudgettet skal være udarbejdet i faste priser – kendte besparelser, herunder taxameterbesparelser, skal være indarbejdet i budgetterne.
  • En oversigt, der viser de forventede bygningstaxameterindtægter og bygningsudgifter for de kommende 6-8 år (oversigten skal som minimum vise de forventede indtægter og udgifter til og med 4 år efter byggeriets afslutning).
  • En oversigt, der viser institutionens budgetterede bygningstaxameterindtægter og kapitaludgifter under hele byggeperioden + yderligere 4 år. Med kapitaludgifter forstås udgifter til ud- og indvendig vedligeholdelse, ejendomsskatter, huslejer, renter (inkl. bidrag) og afdrag på realkreditlån. Udgifter til realkreditlån skal beregnes med udgangspunkt i et fastforrentet 30 årigt lån.
  • En oversigt over institutionens samlede driftsudgifter før og efter byggeprojektet, samt en vurdering af den forventede effektivisering af driften. Med driftsudgifter forstås udgifter til lys, vand, varme, rengøring og pedel.
  • Oversigt over eventuelle stordriftsfordele eller andre besparelser som følge af projektet, for eksempel på indvendig og udvendig vedligeholdelse.
  • En følsomhedsanalyse, der viser byggeprojektets bæredygtighed, hvis
    1. projektet bliver 5 pct. dyrere undervejs end oprindeligt antaget
    2. finansieringen bliver dyrere end antaget (rentestigning)
    eller
    3. aktiviteten og/eller taksterne falder med 5 pct.
  • Et budget for bygningsøkonomien.
  • En tidsplan for byggeriet, indflytning, opsigelse af lejemål osv., herunder beskrivelse af forudsætninger for tallene.
  • Ved byggerier skal der endvidere redegøres for byggeriets metode – udbudsform.
  • Ved køb af fast ejendom skal der indhentes en udtalelse fra SKAT om købssummen.

Styrelsen har udarbejdet en række skabeloner i Excel til brug for styrelsens vurdering af institutionens økonomi. Institutionen kan rekvirere disse skabeloner ved henvendelse til styrelsen.

Sidst opdateret: 16. juli 2018