Vejledning i indtægtsdækket virksomhed

Vejledning i indtægtsdækket virksomhed

I vejledningen præciseres de regler og bestemmelser institutionerne skal efterleve i forbindelse med udbydelse af forskellige typer IDV-aktiviteter (kurser, konsulentbistand, administrative fællesskaber, hotel- og konferencedrift mv.)

Indholdsfortegnelse

1. Indledning
1.1 Formål
1.2 Lovgrundlag mv.
1.3 Tilsyn med indtægtsdækket virksomhed

2. Bevillingsregler
2.1. Bevillingsregler generelt
2.2. Personaleansættelser
2.2.1 Generelt
2.2.2 Tjenestemænd

3. Hvad kan institutionerne sælge under IDV?

4. Køb af uddannelser af Jobcentre i staten
4.1 Salg til taksten
4.2 Salg af individuelt tilpassede uddannelser

5. Systemeksport

6. Budgettering
6.1. Omsætningsbudget
6.2. Driftsudgiftsbudget

7. Priskalkulation
7.1. Direkte omkostninger
7.2. Indirekte omkostninger
7.3. Overhead

8. Efterkalkulation

9. Moms

10. Forsikring

11. Regnskab mv.
11.1. Retningslinjer for regnskabsmæssige registreringer
11.2 Opgørelse af det akkumulerede resultat (egenkapitalen)
11.3 Orientering af Rigsrevisionen og Finansministeriet om resultater
11.4 Underretnings- og opfølgningsforpligtelse

1. Indledning

1.1. Formål

Formålet med denne vejledning er at præcisere de regler og bestemmelser institutionerne skal efterleve i forbindelse med udbydelse af forskellige typer IDV-aktiviteter. I vejledningen er reglerne samlet på en systematisk måde, ligesom det er angivet, hvilke krav til budgettering, priskalkulationer, regnskabsmæssige registreringer mv. ministeriet finder nødvendige at stille for at sikre reglernes overholdelse. Vejledningen er derfor tænkt som en hjælp til institutioner, der udfører indtægtsdækket virksomhed og kan med fordel anvendes som opslagsværk.

1.2. Lovgrundlag mv.

De regulerede selvejende institutioner har hjemmel til at udføre indtægtsdækket virksomhed i henhold til følgende love:

De gældende regler og bestemmelser, der skal efterleves i forbindelse med udbydelse af IDV-aktiviteter er primært reguleret i Finansministeriets budgetvejledning. De regnskabsmæssige oplysningskrav i institutionernes årsregnskaber fremgår af bekendtgørelserne for de enkelte institutionsområder.

1.3. Tilsyn med indtægtsdækket virksomhed

Af hensyn til ministeriets tilsynsforpligtelse er der i regnskabsbekendtgørelser for institutioner for erhvervsrettet uddannelse, almengymnasiale uddannelser, erhvervsakademier samt for professionshøjskoler mv. krav om, at institutionerne i årsregnskaberne skal foretage en særskilt specifikation af resultatet i den indtægtsdækkede virksomhed.

Ministeriet har i revisionsbekendtgørelserne for de regulerede institutioner indført særlige bestemmelser vedrørende den indtægtsdækkede virksomhed, der pålægger revisor at undersøge om de etablerede forretningsgange og interne kontroller er betryggende, herunder påse at:

• institutionens akkumulerede resultat for den indtægtsdækkede virksomhed ikke har været negativ 4 år i træk,
• der foreligger et tilstrækkeligt og dokumenteret kalkulationsgrundlag for salg af ydelser i den indtægtsdækkede virksomhed,
• der foreligger godkendte kalkulationer før afgivelse af tilbud på indtægtsdækket virksomhed,
• der er foretaget en betryggende kreditvurdering af kontrahenten i større sager,
• aktiviteter ved udførelsen af indtægtsdækket virksomhed er godkendt i henhold til institutionens godkendelsesprocedurer,
• alle indtægter og omkostninger ved den indtægtsdækkede virksomhed registreres løbende og er adskilt fra institutionens øvrige virksomhed,
• der ved projekter udført som indtægtsdækket virksomhed foreligger efterkalkulationer til vurdering af rentabiliteten,
• projekterne er korrekt registreret i institutionens regnskab og
• eventuel systemeksport (salg til udlandet af principper for tilrettelæggelse af for eksempel uddannelse) er sket efter Økonomi- og Erhvervsministeriets regler herom.

For alle institutioner med ret til at gennemføre indtægtsdækket virksomhed stilles der krav til revisor om at indføre oplysning i protokollen om undersøgelser af skolens indtægtsdækkede virksomhed. Herunder indføres oplysning om, hvorvidt skolens forretningsgange og procedurer, herunder kalkulationsgrundlag vedrørende skolens indtægtsdækkede virksomhed er betryggende.

2. Bevillingsregler

2.1. Bevillingsregler generelt

Institutionerne er underlagt de betingelser for udførelse af indtægtsdækket virksomhed, der er fastsat i Finansministeriets Budgetvejledning fra 2016, jf. afsnit 2.6.8.1 og 2.6.8.2.

Det fremgår blandt andet af vejledningen, at

• der ikke for kredsen af aftagere må bestå en pligt til at aftage de pågældende varer eller tjenesteydelser
• institutionen skal kunne adskille den produktion af varer eller tjenesteydelser, der søges udført med indtægtsdækning fra institutionens almindelige virksomhed
• de indtægtsdækkede aktivitetsområder skal være naturlige udløbere af institutionens almindelige virksomhed
• overskud eller underskud i den indtægtsdækkede virksomhed i et finansår kan overføres til et senere finansår
• det akkumulerede resultat i den indtægtsdækkede virksomhed må ikke være negativt fire år i træk. Dette indebærer, at den del af institutionens samlede egenkapital, der vedrører den indtægtsdækkede virksomhed ikke må være negativ i 4 år i træk, jf. Budgetvejledningen afsnit. 2.6.8.2 - Opgørelse af det akkumulerede resultat (egenkapitalen). I sådanne tilfælde vil ministeriet indhente en redegørelse fra institutionen og på denne baggrund vurdere behovet for at underrette Rigsrevisionen og Finansministeriet om, hvad ministeriets beslutning.

Herudover gælder de samme budget- og bevillingsregler som for andre statslige aktiviteter.

2. Personaleansættelser

2.1 Generelt

I den indtægtsdækkede virksomhed er det omsætningen, der er bestemmende for personalets størrelse.

Der må derfor kun ansættes personale i et sådant omfang og på sådanne vilkår, at udgifter hertil vil kunne dækkes af indtægterne ved den indtægtsdækkede virksomhed. For at sikre dette, bør ansættelserne være tids - eller opgavebegrænsede.

Personale, herunder overenskomstansatte chefer, som ansættes direkte i den indtægtsdækkede virksomhed, skal ansættes på de løn - og ansættelsesvilkår, der er gældende for den pågældende personalekategori inden for staten.

Personale ansat på institutionernes almindelige virksomhed er forpligtede til at udføre arbejde ved den indtægtsdækkede virksomhed. I det omfang der udføres arbejde på IDV-basis konteres lønudgifterne på regnskabet for den indtægtsdækkede virksomhed. Hvis udlånet til IDV medfører ansættelse af erstatningspersonale ved den ordinære virksomhed, konteres lønudgifterne til erstatningspersonalet under institutionens almindelige virksomhed.

2.2.2 Tjenestemænd

Der kan ikke ansættes tjenestemænd eller tjenestemandslignende personale med ret til
rådighedsløn/ventepenge eller aktuel pension i forbindelse med eventuel afskedigelse direkte til
den indtægtsdækkede virksomhed.

3. Hvad kan institutionerne sælge under IDV?

Kurser, hotel- og konferencedrift og konsulentbistand, der er naturlige udløbere af institutionens virksomhed, kan sælges på IDV-basis på både det indenlandske og det udenlandske marked.

Det skal understreges, at institutionernes almindelige aktiviteter ikke må påvirkes af IDV-aktiviteten.

IDV-aktivitet er således at betragte som et supplerende tilbud til aftagerne af institutionernes kurser. Et tilbud, der kan betyde, at virksomhederne her og nu kan få imødekommet et særligt kursus eller konferencebehov.

4. Køb af uddannelser af Jobcentre i staten

4.1 Salg til taksten

Ved køb af takstfastsatte uddannelser skal der afregnes til den gældende takst i henhold til de på finansloven fastsatte takster. Driftsudgifter og indtægter konteres efter artskriterier. Der ikke kan beregnes en fortjeneste på dette salg.

Salg af disse uddannelser er ikke IDV.

4.2 Salg af individuelt tilpassede uddannelser

Når Jobcentre i staten og kommuner køber individuelt tilpassede uddannelser, kan der tillægges en fortjeneste.

5. Systemeksport

Regler for systemeksport er fastsat i Budgetvejledningen, hvori anføres, at den indtægtsdækkede virksomhed kan gennemføre eksport af viden, systemer og tjenesteydelser (systemeksport), når dette sker efter Erhvervsministeriets regler om offentlige styrelsers deltagelse i eksportforretninger.

Ved systemeksportforretninger fastsættes prisen for den enkelte ydelse således, at der mindst opnås dækning for de langsigtede gennemsnitsomkostninger. Der gælder således intet maksimum for prisfastsættelsen ved systemeksportforretninger.

Det er vigtigt ved systemeksport, at institutionerne foretager en fornuftig priskalkulation, således at de langsigtede omkostninger dækkes og institutionerne beregner sig en rimelig fortjeneste.

Der må ikke anvendes ordinære bevillinger til systemeksport.

Det er i den forbindelse væsentligt, at institutionen forsøger at afdække den økonomiske risiko ved påtænkt engagement.

Deltagelse i eksportforretninger kan kun finde sted med henblik på eksport af viden, systemer eller tjenesteydelser, som ligger inden for eller i umiddelbar forlængelse af institutionens almindelige og primære opgaver.

Når en institution går i gang med systemeksport indhentes vejledning i Udenrigsministeriet og Erhvervsfremmestyrelsen.

Forsikringsreglerne fremgår af afsnit 10.

6. Budgettering

6.1. Omsætningsbudget

Hele grundlaget for IDV er som før nævnt omsætning og omkostningsdækning. Det er derfor en nødvendig forudsætning for IDV, at der udarbejdes et realiserbart omsætningsbudget opdelt i kvartaler.

Omsætningsbudgettet inddeles i produkttyper, der også periodiseres.

Forinden udarbejdelse af omsætningsbudgettet skal institutionen have gjort sig klart, hvor stort et marked man henvender sig til, og hvor stor en andel af dette marked der kan forventes. Endelig skal man gøre sig klart, at et konservativt skøn er at foretrække som grundlag for omsætningsbudgettet frem for et overoptimistisk skøn. Et overoptimistisk skøn kan foranledige afholdelse af udgifter, der i sidste instans ikke er dækning for.

Markedsvurderingen bør baseres dels på en markedsanalyse dels på kursusregistre over foregående års IDV-aktivitet.

Ud over omsætningen skal budgettet indeholde et overslag over udgifterne både til de direkte og de indirekte omkostninger. Estimering af de indirekte omkostninger er særdeles vigtigt, da udgiftsskønnet ikke blot skal baseres på de direkte målbare omkostninger til for eksempel timeløn til lærerne.

Omsætningsbudgettet skal løbende følges op og revurderes minimum hvert kvartal.

6.2. Driftsudgiftsbudget

Udgiftsbudgettet skal opdeles i direkte og indirekte omkostninger. De direkte omkostninger er primært lærerløn, materialer, leje af udstyr og afskrivning på udstyr. De indirekte omkostninger er blandt andet administrationsudgifter, bygningsudgifter og øvrige fællesudgifter.

Kurser, der sælges skal være fuld omkostningsdækkede det vil sige, at der i time-, elev- eller kursusprisen skal være taget højde for både direkte og indirekte udgifter.

Ud over ovennævnte er det vigtigt, at institutionen har faste nedskrevne budgetprocedurer for den indtægtsdækkede virksomhed, således at planlægning og budgettering af IDV-aktiviteter får den nødvendige opmærksomhed.

Institutionen bør tillige have en intern budgetprocedure, der sikrer den nødvendige budgetopfølgning. Budgetopfølgningen bør som minimum ske hvert kvartal.

7. Priskalkulation

Omkostningsdækning er en væsentlig forudsætning for IDV. Med omkostningsdækning forstås dækning af samtlige de omkostninger, der medgår ved fremstillingen af produktet inkl. det træk IDV har på den ordinære virksomhed.

Priskalkulation skal sikre omkostningsdækningen, således at de langsigtede gennemsnitsomkostninger dækkes.

Med priskalkulation menes "Til hvilken pris, skal virksomheden - med udgangspunkt i de beregnede omkostninger - sælge produktet?" Man kan således ikke blot beregne en pris. En pris er noget, som fastsættes ved en beslutning. Priskalkulation er et redskab til at træffe denne beslutning.

7.1. Direkte omkostninger / undervisningsudgifter

De direkte omkostninger til for eksempel løn, kan henføres til det enkelte kursus eller den enkelte konsulentopgave.

Typisk er der et tidsmæssigt sammenfald mellem de udgifter, der direkte kan henføres til et produkt, og den tilsvarende omkostning. I forbindelse med salg af kurser fastsættes de direkte omkostninger i overensstemmelse med de på finansloven fastsatte takster per årselev for de enkelte kurser.

I forbindelse med salg af særligt udviklede IDV-aktiviteter indgår følgende i beregningen af de direkte omkostninger:

• lærerlønsudgifter, med udgangspunkt i den overenskomstmæssige lærerløn samt transportudgifter og udstationering,
• det konkrete forbrug af undervisningsmateriale
• leje af udstyr
• anvendelsen af undervisningsudstyr med udgangspunkt i de afskrivningsregler der fremgår af den til enhver tid gældende regnskabsbekendtgørelse
• lønudgifter og andre udgifter, der knytter sig til udvikling af den pågældende IDV- aktivitet

7.2. Indirekte omkostninger / fællesomkostninger

Indirekte omkostninger er omkostninger, der ikke direkte kan henføres til det enkelte produkt. Da den indtægtsdækkede virksomhed kun vil være en del af institutionens samlede aktivitet, vil der dels være fælles omkostninger for virksomhedens indtægtsgivende aktiviteter, dels vil der være fællesomkostninger for institutionen som helhed.

Udgangspunktet for beregning af de indirekte omkostninger er den enkelte institutions samlede fællesudgifter, idet det forudsættes, at IDV-aktiviteten skal finansiere en forholdsmæssig andel af disse udgifter.

De indirekte omkostninger omfatter blandt andet:

Lønudgifter til ledelse og administrativt personale, telefon, telefax, stillingsannoncer, kontorudstyr og -artikler, uddannelse af personale eksklusiv faglærere, it-udgifter, databehandling, repræsentation, rejser og befordring for administrativt personale, løn til pedel og kantinepersonale, husleje, varme, el, rengøring, renovation, vedligeholdelse, afskrivning på bygningerne og inventar mv.

Beregningen af de indirekte omkostninger per årselev baseres således på institutionens samlede fællesudgifter samt den samlede budgetterede aktivitet. Herefter fås den gennemsnitlige omkostning per årselev.

Nogle af institutionens IDV-aktiviteter vil belaste fællesomkostningerne mere end andre. Institutionen kan således ved prisfastsættelse af IDV-aktiviteter foretage en konkret vurdering af, om aktiviteten belaster fællesomkostningerne mere eller mindre end en "gennemsnitsaktivitet".

Den beregnede gennemsnitsomkostning per årselev kan således fraviges ved den konkrete prisfastsættelse, hvis der er særlige forhold, der taler herfor.

Sammenfattende kan det siges, at beregningen baseret på de samlede fællesudgifter udtrykker de gennemsnitlige indirekte omkostninger ved et gennemsnitligt kursus eller anden IDV-aktivitet. Derfor bør man ved hver enkelt kalkulation vurdere, hvorvidt der er særlige forhold, der indicerer, at de indirekte omkostninger skal være større eller mindre end gennemsnittet. En justering i de "ordinære" satser kan ikke være begrundet med, at institutionen ikke kan opnå "prisen" for for eksempel et kursus og derfor nedjusterer de indirekte omkostninger således, at disse svarer til, hvad rekvirenten vil betale for kurset. Endvidere skal institutionen være opmærksom på, at der samlet set opnås dækning for den i budgettet forudsatte andel af fællesudgifterne.

7.3. Overhead (fortjeneste)

Ud over beregningen af de omkostninger, der medgår til fremstilling af produktet/kurset, og som vil være mindsteprisen for produktet/kurset, kan følgende faktorer indgå i overvejelserne om, hvilken pris man vil tage for et produkt:

• Markedsprisen for tilsvarende produkter
• Hvilken fortjeneste man ønsker at opnå
• Hvilken markedssituation man befinder sig i

En fortjeneste på 10 - 20 % vil i de fleste tilfælde være rimeligt, men under alle omstændigheder skal prisen afspejle samtlige omkostninger medgået til produktets/kursets fremstilling, således at der ikke sker konkurrenceforvridning over for private eller offentlige konkurrenter. Institutionen må således opkræve, hvad markedet kan bære.

Dersom institutionen har monopol på produktet eller befinder sig i en monopollignende situation, udgør den pris, der sikrer dækning af de langsigtede gennemsnitsomkostninger samtidig et maksimum for prisfastsættelsen på den pågældende vare eller ydelse, når afsætningen sker i Danmark.

8. Efterkalkulation

Det er af stor betydning for en fornuftig styring af institutionens IDV-aktivitet, at der foretages efterkalkulation af de gennemførte IDV-aktiviteter. En efterkalkulation udarbejdes, dels for at se om forkalkulen var realistisk, dels for at kontrollere om IDV-produktet var rentabelt for institutionen.

Efterkalkulationen skal i princippet foretages på alle omkostningskategorier. Hvis dette ikke er muligt, må man nøjes med de væsentligste omkostningskategorier.

9. Moms

Salg af kurser og undervisning er momsfritaget.

Salg af konsulentbistand er momspligtig, hvis den årlige omsætning overstiger kroner 50.000.

10. Forsikring

Indtægtsdækket virksomhed på erhvervsskoler, offentlige gymnasier, VUC’er, erhvervsakademier og professionshøjskoler er omfattet af statens selvforsikringsordning.

Da forsikring for produktansvar og professionelt ansvar ikke er omfattet af statens selvforsikringsordning, kan der i disse tilfælde tegnes de sædvanlige forsikringer for de pågældende kontraktforhold. Se ministeriets vejledning om Statens Selvforsikring, afsnit F1.

Produktionsskoler, der ikke er omfattet af statens selvforsikringsordning, skal i alle tilfælde afveje behovet for forsikring for sin IDV-aktivitet. 

11. Regnskab mv.

11.1. Retningslinjer for regnskabsmæssige registreringer.

Indtægtsdækket virksomhed skal regnskabsmæssigt (årsrapport og formålsregnskab) kunne adskilles fra institutionens øvrige virksomhed.

Driftsudgifter - og indtægter konteres efter artskriterier.

Anvendes der personale ansat på den ordinære institution, omposteres lønudgiften fra den ordinære institution til IDV-institutionen. Omposteringerne bør foregå løbende, men skal som et minimum foretages hvert kvartal.

Anvendes der materialer indkøbt af den ordinære virksomhed, omposteres udgiften fra den ordinære institution til IDV-institutionen. Omposteringerne bør foregå løbende, men skal som et minimum foretages hvert kvartal.

De indirekte udgifter skal løbende omposteres fra den ordinære institution til IDV-institutionen.

Det skal bemærkes, at der kun kan afholdes de samme udgiftstyper, som anvendes inden for institutionens ordinære bevillinger.

Der kan højst ydes kredit med betalingen i 12 måneder fra "produktionens" påbegyndelse. Såfremt "produktionen ikke er afsluttet i løbet af 12 måneder, må der udskrives delfaktura på den gennemførte del af "produktionen".

Undtaget herfor er kurser finansieret af midler fra EU, og hvor institutionen har indgået kontrakten.

11.2. Opgørelse af det akkumulerede resultat (egenkapitalen)

Reglerne i Finansministeriets budgetvejledning om, at det akkumulerede resultat ikke må være negativt i 4 år i træk kan illustreres med følgende eksempel:

I det følgende eksempel skal spørgsmålet om videreførelse af den indtægtsdækkede virksomhed senest tages op efter i 2009.

Det er klart, at ministeriet også under givne omstændigheder vil kunne beslutte, at den indtægtsdækkede virksomhed skal ophøre, inden der er gået 4 år, nemlig hvis regnskaberne forinden viser, at det er åbenbart, at den nødvendige indtægtsdækning ikke vil kunne realiseres inden for 4 års fristen.

11.3. Orientering af Rigsrevisionen og Finansministeriet om resultater

I forbindelse med Undervisningsministeriets afgivelse af regnskabsmæssige forklaringer skal der fremsendes en samlet oversigt over resultaterne i den indtægtsdækkede virksomhed til Rigsrevisionen med kopi til Finansministeriet for de regulerede selvejende institutioner.
Produktionsskolerne er ikke omfattet af orienteringspligten.

Oversigterne indeholder følgende:

1. Årets resultat
2. Det akkumulerede resultat ved udgangen af regnskabsåret
3. Det akkumulerede resultat ved udgangen af hvert af de seneste 4 år (altså de foregående 3 regnskabsår og indeværende år).

11.4. Underretnings- og opfølgningsforpligtelse

Hvis en institution ikke opfylder resultatkravet, vil ministeriet indhente en redegørelse fra institutionen med henblik på at foretage en vurdering af, om institutionen kan videreføre den indtægtsdækkede virksomhed. Denne beslutning skal principielt ske i forståelse med Finansministeriet, jf. budgetvejledningens regler. Som nævnt i afsnit 11.2 vil ministeriet dog til enhver tid kunne beslutte, at den indtægtsdækkede virksomhed skal ophøre, dersom ministeriet vurderer, at den nødvendige indtægtsdækning ikke vil kunne realiseres inden for 4 års fristen.