Forsikring af bygninger

Institutionen skal løbende gemme dokumentation for hver enkelt forsikringsbegivenhed i årets løb. Ministeriet bruger dokumentationen til at vurdere, om udgifter til forsikringsbegivenheder i løbet af året kan indgå i opgørelsen af institutionens samlede udgifter til forsikringsbegivenheder i det pågældende finansår.

Udokumenterede forsikringsbegivenheder vil ikke indgå i ministeriets vurdering af, om institutionens samlede udgifter til forsikringsbegivenheder har oversteget selvrisikoen.

Dokumentationen skal kun sendes til ministeriet, hvis institutionen vurderer, at dens samlede udgifter til forsikringsbegivenheder omfattet af statens selvforsikringsordning i et givet år har oversteget selvrisikoen på 1 procent.

Selvrisikoen indebærer, at institutionen selv skal dække det skadesniveau, som ikke overstiger én procent af institutionens samlede indtægter i finansåret. Det skyldes, at denne selvrisiko er indregnet i taxametertilskuddene og andre tilskud eller bevillinger fra ministeriet.

Ved indtægtsdækket virksomhed skal der også indregnes det gennemsnitlige skadesniveau ved beregningen af de langsigtede gennemsnitsomkostninger.

I de samlede indtægter i finansåret indgår dog ikke:

• Institutionens renteindtægter
• Gaver fra private eller kommuner, der ikke ydes til institutionens løbende drift
• Momskompensation fra ministeriet
• Udbetalinger i årets løb til institutionen fra ministeriet i forbindelse med statens selvforsikringsordning vedrørende foregående års selvforsikringsudgifter.

For statsinstitutioner vil størrelsen af eventuel uforbrugte eller overførte bevillinger kunne indgå i vurderingen af, om der skal ydes ekstraordinære tilskud efter statens selvforsikringsordning.

Institutionens opgørelse af selvforsikringsudgifterne skal ske efter et ”udgiftsafholdelsesprincip”.

Det betyder, at selvforsikringsudgifterne indgår i opgørelsen for det finansår, hvor udgiften er afholdt og derfor bogført i institutionens regnskab. Det har således ikke betydning, om den forsikringsbegivenhed, der har begrundet udgiften, er sket i et andet år, end det år udgiften afholdes i.

Institutionerne bør være opmærksomme på, at selvrisikoen er på 1 procent af institutionens indtægter i det enkelte finansår/regnskabsår.

Med hensyn til løsøre, der ikke genanskaffes indgår den opgjorte handelsværdi i opgørelsen for det år, genstanden er mistet i. Tilsvarende gælder for motorkøretøjer ved totalskade, herunder bortkomst.

Det er som udgangspunkt institutionen selv, der skal behandle selvforsikringssager. Ministeriet skal dog inddrages i større enkeltsager. Det er sager, hvor en enkelt forsikringsbegivenhed i sig selv skønnes enten at overstige institutionens selvrisiko eller overstige 2,5 millioner kroner.

Skader på over 2,5 millioner kroner skal taksatorvurderes. Taksatorvurderingen skal sendes til ministeriet inden institutionen går i gang med videre foranstaltninger.

Det skyldes, at det ved sådanne større enkeltsager efter omstændighederne kan være nødvendigt at indhente Finansudvalgets samtykke før iværksættelse af reparationsarbejde mv. Der kan derfor i sådanne sager være særlige forhold, der skal afklares, inden der foretages videre. Ministeriet vil løbende kunne anmode institutionen om yderligere oplysninger.

Bygninger, der ejes i fællesskab mellem institutionen og andre organisationer, er omfattet af statens selvforsikring. Det gælder for den andel af den samejede bygning, som den sikrede institution ejer, jf. § 3 i Finansministeriets cirkulære om selvforsikring i staten mv.

Hvis der sker skader på bygninger ejet i sameje med andre, må reparationsudgifterne således deles forholdsmæssigt mellem ejerne i forhold til ejerandel.

Indhold af samejeaftalen

Når bygninger er i sameje, skal det af samejeaftalen fremgå, at den anden ejer forsikrer sin andel af bygningen. En sådan aftale skal, jf. vejledningen om statens selvforsikring afsnit B.2, indeholde bestemmelser om at:

Den anden ejer skal tegne en forsikring, der omfatter alle de risici, som normalt dækkes ved forsikringstegning, for den andens ejers andel i bygningerne i samejet. Det må forudsættes, at den anden ejer altid som minimum holder sin andel behørigt brandforsikret. Udgiften til forsikringen skal afholdes fuldt ud af den anden ejer og må således ikke indgå i samejets udgifter.

Ved forsikringsbegivenheder, der normalt dækkes ved forsikringstegning, skal den af den anden ejer tegnede forsikring dække omkostninger svarende til den anden ejers andel af samejet. Tilsvarende skal den sikrede institution dække omkostningerne vedrørende den sikrede institutions andel af samejet efter reglerne om statens selvforsikringsordning. Det gælder uanset, om den ved forsikringsbegivenheden skadede bygning anvendes af den sikrede institution eller af den anden ejer.

Der vil ikke være noget til hinder for, at den anden ejer tegner forsikringer, der dækker i videre omfang end statens selvforsikringsordning efter nærværende retningslinjer. I denne situation må den sikrede institutions andel ved en reparation m.v., der ikke dækkes af statens selvforsikringsordning, betragtes som en almindelig bygningsudgift, der ikke kan indgå i opgørelsen af selvforsikringsudgifter.

Udgiften til selve forsikringen afholdes fuldt ud af den anden ejer, og må således ikke indgå i samejets udgifter. Udgiften for forsikringsbegivenheden deles dog mellem parterne i henhold til størrelsen af hver ejers andel af bygningsmassen.

For hver forsikringsbegivenhed, der medfører skade på bygninger eller løsøre, skal institutionen indsende dokumentation.

Ministeriet accepterer, at omkostninger ved forsikringsbegivenheder på bygninger i sameje opgøres af en taksator fra det forsikringsselskab, hvori den anden ejer har tegnet en forsikring såfremt taksationen kan dokumenteres. Det indebærer, at hver af ejerne skal dække udgifterne ved forsikringsbegivenheden svarende til sin andel af samejet. Princippet gælder også for løsøre.

• Adressen, hvor forsikringsbegivenheden er sket.
• Tidspunktet for forsikringsbegivenheden.
• Taksatorvurdering.
• En beskrivelse af forsikringsbegivenheden og dens følger, herunder en beskrivelse af det konkrete hændelsesforløb, det vil sige, hvad eller hvem der forvoldte skaden, og hvordan eller hvorledes dette skete.
• Ejerforholdet til det skaderamte.
• Eventuel anmeldelse til politiet med vedlagt kopi af kvittering for anmeldelse.
• Oversigt over, hvad der blev beskadiget eller bortkom ved forsikringsbegivenheden, herunder en kort beskrivelse af, hvori beskadigelsen består, og hvorledes den er afhjulpet. Ved it og elektronik samt låsesystemer anføres tillige anskaffelsestidspunktet. Tilsvarende ved skader på grund af lynnedslag og kortslutning.
• Opgørelse over institutionens udgifter i forbindelse med den pågældende forsikringsbegivenhed. Det skal af opgørelsen fremgå, hvad de pågældende udgifter er blevet anvendt til, samt hvilket år de er afholdt i. Ved løsøre, der ikke er blevet genanskaffet, skal det fremgå, hvorledes handelsværdien er blevet fastsat. Ved bygningsskader, hvor institutionen har foretaget bygningsændringer eller vedligeholdelsesarbejde i forbindelse med udbedring efter forsikringsbegivenheden, anføres dette og merudgifterne specificeres i opgørelsen. Institutionen skal opbevare de relevante bilag, men de skal alene indsendes til ministeriet, såfremt institutionen anmodes herom.
• Ved skader over 50.000 kroner (inklusiv moms) oplyses, hvor mange tilbud, der er indhentet samt tilbudsgivers identitet og pris. Hvis der ikke er indhentet tilbud, fordi der er anvendt indkøbsaftaler, oplyses dette.
• Andre oplysninger af betydning for bedømmelse af forsikringsbegivenheden.
• Oplysninger om kontaktperson.

Anmodning om dækning af selvforsikringsudgifter i et givet finansår skal indsendes til ministeriet sammen med ovenfor anførte dokumentation.

I institutionens anmodning vedlægges også en oversigt med en opgørelse af institutionens selvrisiko i det pågældende år. Samtidig skal der vedlægges en samlet opgørelse over de afholdte udgifter i forbindelse med statens selvforsikringsordning i året med henvisning til de enkelte forsikringsbegivenheder beskrevet i dokumentationen.

Den samlede opgørelse over selvforsikringsudgifter skal attesteres af institutionens revisor.

Anmodning om dækning af selvforsikringsudgifterne sendes til:

Undervisningsministeriet
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet
Frederiksholms Kanal 25
1220 København K