Ministeriet har en bred kontakt med blandt andet pressen, virksomheder, interesseorganisationer og andre myndigheder. Kontakten indebærer behandling af personoplysninger, blandt andet kontaktoplysninger på de personer, som ministeriet har kontakt til.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne varetage kontakten med interessenter. Hvor der behandles andre personoplysninger end kontaktoplysninger, vil formålet afhænge af den konkrete sag.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i ministeriets kontakt med interessenter er i mange tilfælde databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, hvorefter ministeriet kan behandle almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som ministeriet har fået pålagt.

Formålet med behandling af personoplysninger er også at kunne besvare anmodninger om aktindsigter.

Kategorier af registrerede personer

Ministeriet behandler personoplysninger om den person, som ministeriet er i kontakt med. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner.

Kategorier af personoplysninger

Ministeriet behandler kontaktoplysninger på den person, som ministeriet er i kontakt med. Afhængigt af den konkrete sag kan der også være tale om behandling af andre typer af oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger

Ministeriets departement videregiver i visse tilfælde personoplysninger til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet eller Styrelsen for It og Læring, enten med henblik på at styrelsen kan besvare en konkret henvendelse, eller med henblik på at styrelsen kan bidrage til en konkret sag.

Hvor kommer personoplysningerne fra?

Det afhænger af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra, men personoplysninger kan for eksempel stamme fra en person, der henvender sig til ministeriet.

Opbevaring af personoplysninger

I kontakten med interessenter er ministeriet i mange tilfælde underlagt krav om journalisering af dokumenter. Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (cirka hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i cirka fem år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.

Sidst opdateret: 13. september 2018