Ministeriet udpeger i en række situationer medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper med videre, som nedsættes under ministeriet eller under andre myndigheder. Der behandles personoplysninger som led i sagsbehandlingen.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne udpege et medlem til det pågældende udvalg, arbejdsgruppe med videre.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i udpegningen af medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper med videre er normalt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, hvorefter ministeriet kan behandle almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som ministeriet har fået pålagt. Opgaven med at udpege medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper med videre følger i visse tilfælde af konkrete lovbestemmelser.
Kategorier af registrerede personer
Ministeriet behandler personoplysninger om personer, som udpeges eller overvejes udpeget til et udvalg, arbejdsgruppe med videre.
Kategorier af personoplysninger
Ministeriet behandler kontaktoplysninger, CV og andre almindelige oplysninger med henblik på at kunne udpege medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper med videre.
Videregivelse af personoplysninger
Ministeriet videregiver i visse tilfælde personoplysninger til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet eller Styrelsen for It og Læring med henblik på, at styrelserne kan bidrage til sager om udpegning.
I tilfælde hvor udpegningen vedrører udvalg, arbejdsgrupper med videre under andre myndigheder, videregives personoplysninger til den pågældende myndighed.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger kan stamme fra forskellige kilder. Der vil ofte være tale om offentligt tilgængelige oplysninger. Visse oplysninger kan indhentes fra den person, der udpeges.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (cirka hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i cirka fem år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.