Obligatoriske IT-systemer
De systemer, som FGU-institutionerne skal gøre brug af, benyttes i dag af en række styrelser og institutioner. Systemerne bidrager til at understøtte implementeringen af økonomi, regnskab og IT på de nye institutioner, og det vurderes derfor hensigtsmæssigt, at FGU-institutionerne anvender dem.
Konkret omfattes FGU-institutionerne af:
- IT-systemer inden for økonomi, regnskab og HR.
- Statens It, herunder computere, servere og it-drift. Dog vil der i helt særlige tilfælde kunne ansøges om at blive undtaget.
- Statens indkøbsaftaler fra den 1. januar 2020.
Andre IT-systemer
Det er frivilligt for FGU-institutionerne at anvende det statslige rejseafregningssystem Rejs Ud og Statens Administration. Derudover er det blevet besluttet, at der kan etableres pilotinstitutioner, som kan indhøste erfaringer med brug af Statens Administration.
For det studieadministrative område skal institutionerne anvende løsninger anskaffet på markedsvilkår inden for rammerne af bekendtgørelse om krav til studieadministrative systemer mv.
FGU-institutionerne skal endvidere anvende systemer, der kan understøtte kommunikationen mellem skolerne og eleverne. Der forventes også et behov for etablering af LMS-systemer, som kan understøtte læringsforløb og adgangen til digitalt undervisningsmateriale, lærernes fælles planlægning og forberedelse af undervisning mv.
Der skal også tages højde for forpligtelser i forhold til Offentlighedsloven (retsinformation.dk) for eksempel journaliseringspligt.
Endelig findes der digitale løsninger vedrørende registrering af tilstedeværelse, sms-kommunikation med elever, udstedelse af studiekort mv., som institutionerne kan overveje.
Databeskyttelsesrådgiver
Kan flere institutioner dele en databeskyttelsesrådgiver?
Ifølge databeskyttelseslovgivningen skal en FGU-institution have en databeskyttelsesrådgiver. FGU-institutioner skal som selvejende institutioner, der er oprettet ved lov udpege en databeskyttelsesrådgiver – ofte omtalt som DPO.
Når den dataansvarlige eller databehandleren er en offentlig myndighed eller et offentligt organ, kan en fælles databeskyttelsesrådgiver udpeges for flere af sådanne myndigheder eller organer i overensstemmelse med deres organisatoriske struktur og størrelse. Det vil sige, at flere FGU-institutioner godt kan dele en DPO.
Læs mere om dataansvarlige og databehandlere i Datatilsynets vejledning (datatilsynet.dk) og i Databeskyttelsesloven (retsinformation.dk).