Ministeren og ministeriet modtager henvendelser fra borgere om mange forskellige forhold vedrørende undervisningsområdet, herunder ofte om forhold som vedrører de personer, der kontakter ministeriet. Henvendelserne besvares af ministeren, ministeriet eller en af styrelserne under ministeriet. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare henvendelserne og anmodningerne fra borgerne.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare den konkrete henvendelse.
Retsgrundlaget for ministeriets besvarelse af henvendelser fra borgere er i mange tilfælde uskrevne retsgrundsætninger og principper for god forvaltningsskik, hvorefter ministeriet som udgangspunkt skal vejlede eller i øvrigt besvare henvendelser, som rettes til ministeriet. En vejledningsforpligtelse følger i afgørelsessager derudover af forvaltningslovens § 7, når henvendelsen vedrører spørgsmål inden for myndighedens område.
Formålet med behandling af personoplysninger er også at kunne besvare anmodninger om aktindsigter eller henvendelser om de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen.
Kategorier af registrerede personer
Ministeriet behandler personoplysninger om den person, der kontakter ministeriet. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner, typisk hvis andre personer nævnes i henvendelsen.
Kategorier af personoplysninger
Ministeriet behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.
Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.
Videregivelse af personoplysninger
Ministeriets departement videregiver i visse tilfælde personoplysninger til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet eller Styrelsen for It og Læring med henblik på, at styrelsen kan besvare en konkret henvendelse. Derudover videregives i visse tilfælde personoplysninger med henblik på, at styrelserne kan bidrage til besvarelsen af en henvendelse. Det bemærkes, at styrelsernes databeskyttelsesrådgiver tilsvarende kan kontaktes som anført under ’generel information’.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til ministeriet.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (cirka hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i cirka fem år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.