Ministeriet behandler klager over afgørelser, som træffes af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og Styrelsen for It og Læring, og behandler spørgsmål som led i tilsynet med styrelserne. Der behandles personoplysninger som led i sagsbehandlingen.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger i klage- og tilsynssager er at kunne behandle og træffe afgørelse i sagerne.
Retsgrundlaget for behandlingen af sagerne er den almindelige ulovbestemte administrative rekurs, hvorefter der kan klages over en underordnet myndigheds afgørelse til en overordnet myndighed, når myndighederne indgår i det almindelige administrative myndighedshierarki, og klageadgangen i øvrigt ikke er afskåret med hjemmel i lov, samt den almindelige tilsynsforpligtelse i forhold til underordnede myndigheder.
Kategorier af registrerede personer
Ministeriet behandler personoplysninger om klageren. Afhængigt af den konkrete sag kan der også behandles oplysninger om bipersoner, herunder partsrepræsentanter.
Kategorier af personoplysninger
Ministeriet behandler kontaktoplysninger på klageren med henblik på at kunne behandle sagen. Derudover behandles andre almindelige oplysninger afhængigt af den konkrete sag, for eksempel CPR-nummer, oplysninger om klagers uddannelsessted eller ansættelsessted.
Der kan i visse sager også behandles følsomme oplysninger, for eksempel helbredsoplysninger, typisk hvis sådanne oplysninger er medsendt en klage.
Videregivelse af personoplysninger
Ministeriet videregiver normalt personoplysninger til den styrelse, der klages over, med henblik på at styrelsen kan afgive en udtalelse om sagen samt i øvrigt medvirke til sagens oplysning.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra klageren selv. Der kan også komme supplerende oplysninger fra den styrelse, der klages over.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (cirka hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i cirka fem år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.