Skolelederen er altid forpligtet til at følge forvaltningslovens regler. Det betyder, at når en skoleleder træffer en afgørelse, for eksempel i forbindelse med bortvisning fra undervisningen, skal skolelederen følge de regler i forvaltningsloven, der gælder i forbindelse med en afgørelse. Det betyder eksempelvis, at skolelederen skal høre eleven og dennes forældre, før der træffes beslutning om at bortvise eleven fra undervisningen. Man kan også have krav på at få en skriftlig begrundelse for den afgørelse, som skolelederen træffer.
Der er tale om "faktisk forvaltningsvirksomhed", når skolelederen eller skolelæreren træffer beslutninger i forbindelse med den praktiske gennemførelse og tilrettelæggelse af undervisningen. Det kan for eksempel være, om eleven skal begynde i 0. A eller B efter sommerferien, hvilken karakter eleven skal have for en øvelsesopgave, og hvilke lektier eleverne skal have for til næste dag. Beslutninger i forbindelse med faktisk forvaltningsvirksomhed er ikke afgørelser og kræver ikke partshøring. De almindelige forvaltningsretlige grundsætninger og principper som blandt andet lighed, saglighed og proportionalitet gælder dog fortsat.
Som udgangspunkt er det den enkelte lærer, der fastsætter elevens standpunktskarakter. Læreren gør dette ud fra sit kendskab til elevens faglige niveau og udvikling.
Lærerne arbejder altid under ansvar over for skolens ledelse. Det er samtidig vigtigt at være opmærksom på, at det ifølge dansk ret ikke betragtes som en egentlig afgørelse, når en lærer giver en standpunktskarakter. Der er i stedet tale om såkaldt faktisk forvaltningsvirksomhed, det vil sige en faglig vurdering, der udspringer af lærerens professionelle skøn.
Hvis en elev eller forældre ønsker, at en standpunktskarakter bliver taget op til overvejelse, er det skolelederen, der træffer den endelige beslutning. Ofte vil skolelederen dog ikke have det samme indgående kendskab til elevens faglige niveau som læreren, og vil derfor som regel støtte sig til lærerens vurdering.
Skolelederen kan dog vælge at ændre eller underkende karakteren, hvis lederen allerede har – eller i forbindelse med sagen skaffer sig – et tilstrækkeligt kendskab til elevens standpunkt.
I alle tilfælde kan skolelederen bede læreren om de oplysninger, der er nødvendige for at belyse sagen, og lederen kan også bede læreren om at foretage en ny vurdering af elevens standpunkt.
Når skolen beslutter at sætte supplerende undervisning i gang eller at tilbyde en elev fx talepædagogisk bistand et par timer om ugen, sker det som led i skolens almindelige arbejde med at støtte elevens læring og trivsel.
Denne beslutning hører under skolens forvaltningsvirksomhed og skal altid træffes i overensstemmelse med folkeskolelovens bestemmelser, herunder kravet om, at både forældre og elev bliver inddraget i processen.
Hvis forældrene eller eleven ikke er enige i skolelederens beslutning, bliver sagen behandlet som en afgørelse.
En afgørelse tilkendegiver, hvad der skal være gældende for en elev i et bestemt tilfælde. Spørgsmål, hvor det altid er en afgørelse, omfatter for eksempel brug af sanktioner (jf. ordensbekendtgørelsen) og beslutning om iværksættelse af sygeundervisning (jf. folkeskolelovens § 23) mm.
En afgørelse omfatter også oprykning til klassetrin over elevens skolealder eller undervisning i 2 år på samme klassetrin (jf. folkeskolelovens § 12, stk. 1).
I vejledningen om forvaltningsret for skoleledere er der oplistet en række eksempler på beslutninger, der altid er en afgørelse, samt en række beslutninger, der ikke er en afgørelse. Der er desuden eksempler på beslutninger, der i første omgang er faktisk forvaltningsvirksomhed, men som bliver afgørelsesvirksomhed i tilfælde af en klage. Vejledningen er under revidering, og der skal derfor tages forbehold herfor.
