Gode råd til indkøb – en overskuelig vejledning

Gode råd til dit indkøb (pdf)

Find enkle råd til, hvordan du kan gøre dit indkøb endnu mere effektivt og økonomisk.

Vejledningen er blevet til i samarbejde mellem institutionsrepræsentanter, UVM, UFM og SKI.

Den henvender sig til alle indkøbere – men især til medarbejdere, som køber ind på gymnasier, Hf-kurser, handelsskoler, SOSU-skoler, VUC ‘er m.v.

Indkøbsfællesskaber

Fordelen ved indkøbsfællesskaber er blandt andet, at institutionen bliver en del af et større økonomisk og fagligt miljø, der kan gennemføre udbud og rådgive om indkøb.

Samarbejdsmuligheder

Institutionen kan vælge at indgå i et indkøbssamarbejde med andre institutioner.

Samarbejde med andre institutioner kan både ske uformelt, via løbende erfaringsudveksling med andre institutioner, man måske i forvejen har et tæt og tillidsfuldt samarbejde med.

Samarbejdet kan også ske mere systematisk via deltagelse i erfa-grupper og/eller medlemskab af et indkøbsfællesskab for selvejende institutioner. Læs mere om indkøbsfællesskaberne:

Indkøbsfællesskaber for regulerede institutioner (ika.dk)

Indkøbsfællesskab for frie skoler (skoleindkøb.dk)

Indkøbspolitik

Formålet med en indkøbspolitik er at effektivisere institutionens indkøb. Indkøbspolitikken fastsætter de mål og retningslinjer for indkøb, som institutionen vil gøre gældende.

Inspiration til indkøbspolitik

Indkøbspolitikken kan bidrage til at sikre, at

  1. institutionen opnår fordelagtige priser, når kvalitet, indkøbsvilkår og andre parametre tages i betragtning
  2. institutionen har effektive indkøbsprocesser
  3. institutionen optræder som én kunde (også selvom institutionen er fordelt på flere adresser) i forhold til leverandører og udnytter den samlede volumen som ordregiver
  4. institutionens indkøb sker i henhold til gældende lovgivning og udbudsdirektiver.

Der er ikke lovkrav om, at en institution har en indkøbspolitik. Men det er en forudsætning for at kunne håndtere institutionens indkøb effektivt, at institutionen køber ind efter nogle fælles mål og retningslinjer. I det efterfølgende afsnit finder du eksempler på mål og retningslinjer, som kan opstilles i en indkøbspolitik.

Da indkøbsdisponeringen på mange institutioner foregår decentralt, er det de enkelte medarbejdere og enheder, der er ansvarlige for at efterleve indkøbspolitikken.

Indkøbspolitikkens overordnede mål og rammer for institutionens indkøb kan udmøntes i en række konkrete regler og retningslinjer, der skal efterleves af alle medarbejdere og enheder som foretager indkøb for institutionen.

Det er ledelsen ansvar at godkende institutionens indkøbspolitik, ligesom det er ledelsens ansvar at sikre, at indkøbspolitikken efterleves i hele organisationen.

Eksempler på indhold i en indkøbspolitik

Nedenfor finder du eksempler på indkøbspolitiske mål, som kan indgå i institutionens indkøbspolitik:

  • At der gennem effektive indkøb og indkøbsprocesser skabes et økonomisk råderum. At der købes ind efter princippet om ”rette kvalitet til formålet/behovet til bedst mulige pris”.
  • At indkøberen ikke kun tager hensyn til varernes pris og kvalitet men også inddrager servicevilkår, driftsomkostninger, leveringssikkerhed og leveringsbetingelser (totalomkostningerne).
  • At institutionen koordinerer sine indkøb og optræder som én samlet kunde i forhold til leverandører for derved at udnytte det samlede indkøbsvolumen til at opnå fordelagtige priser og indkøbsvilkår.
  • At digitalisere indkøbsprocessen, herunder faktura-flow mv. • At anvende så få leverandører som muligt på de enkelte indkøbsområder (standardisering af varer, ydelser og leverandører).
  • At anvende centrale indkøbsaftaler (hos f.eks. Statens indkøb og SKI), hvor det er muligt, og gennemføre selvstændige udbud på vareområder, hvor der ikke er adgang til centrale indkøbsaftaler.
  • At standardisere de enkelte indkøbsområder.
  • At institutionen gennem indkøb medvirker til at minimere ressourceforbrug og miljøbelastning.

Analyser af indkøb på uddannelsesinstitutioner 

BDO Consulting har gennemført en omkostningsanalyse af produktionsskolerne, mens QVARTZ har gennemført en omkostnings- og effektiviseringsanalyse af de almene gymnasier, VUC og erhvervsskolerne.

Omkostningsanalyse af produktionsskolerne 2015 (pdf)

Omkostnings- og effektiviseringsanalyse af ungdomsuddannelsesinstitutionerne 2015 (pdf)

Effektiviseringspotentiale

Rapporterne peger på et samlet effektiviseringspotentiale i omegnen af 1 mia. kr.

Analyserne baserer sig i overvejende grad på omkostninger til indkøb, bygningsdrift samt administration og ledelse og bygger på konkrete observationer ude på uddannelsesinstitutionerne, institutionernes regnskaber m.m.

Rapporterne kan give ledere på landets uddannelsesinstitutioner inspiration til, hvordan de kan tilrettelægge arbejdet bedst muligt ud fra de lokale forhold og realisere effektiviseringspotentialer.

Rigsrevisionen om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

Formålet med Rigsrevisionens undersøgelse er at vurdere, om indkøbsområdet på de udvalgte videregående uddannelses­institutioner er tilrettelagt, så der foretages effektive og sparsommelige indkøb.

Rigsrevisionen om indkøb på 12 videregående uddannelsesinstitutioner (pdf)

Rigsrevisionens anbefalinger

Rigsrevisionen anbefaler, at institutionernes retningslinjer for indkøb indeholder den nødvendige information om, hvordan indkøbere på institutionerne skal agere sparsommeligt til gældende regler og god praksis på indkøbsområdet.

Rigsrevisionen finder, at flere af institutionernes retningslinjer for indkøb kunne styrkes, hvis institutionerne gav indkøberne anvisninger om:

  • opgavesnittet mellem decentrale og centrale indkøbere/indkøbsfunktioner i de institutioner, der har centrale indkøbsfunktioner
  • institutionens krav i forbindelse med brug og indgåelse af egne indkøbsaftaler
  • beregning af kontraktværdier i relation til tærskelværdier knyttet til EU’s udbudsregler og tilbudsloven, herunder også tærskelværdier for bygge- og anlægsområdet
  • krav til konkurrenceudsættelse af køb under tilbudslovens tærskelværdier, som er fastsat ud fra institutionens væsentlighedskriterier
  • krav til, hvordan vigtige dispositioner og beslutninger om indkøbet dokumenteres.

Rabataftaler

Ministeriet indgår rabataftaler, som institutionerne kan vælge at benytte sig af.

Rabataftale med Adobe om undervisningslicenser

Undervisningsministeriet har fornyet sin rabataftale med Adobe om brugen af Adobes programmer i undervisningen.

Aftalen dækker uddannelsesinstitutioners brug af visse af Adobes programmer til undervisningsbrug på særlige undervisningslicenser, de såkaldte CLPE licenser.

Rabataftalen omfatter Acrobat, Captivate, Presenter samt Photoshop Elements og Premiere Elements.

Rabataftalen omfatter ikke Creative Cloud-produkterne. Bemærk også, at Captivate, Presenter samt Photoshop Elements og Premiere Elements endnu ikke er tilgængelige på Creative Cloud.

De selvejende institutioner kan købe Adobes undervisningslicenser hos følgende leverandører:

Atea Danmark A/S
Tlf.: 7025 2550
Kontakt: Charlotte Würtz-Jensen
E-mail: charlotte.wurtz-jensen@atea.dk

Crayon A/S
Tlf.: 4659 5460

Dustin A/S
Tlf.: 7013 7040
Kontakt: Anders Schwencke
E-mail: Anders.Schwencke@dustin.dk

Rabataftale om annoncering

Undervisningsministeriet indgår hvert år aftale med mediebureauet Signatur, der forhandler rabatter på annoncer i en lang række lokale og landsdækkende medier (både print- og onlinemedier).

Se oversigt over de medier, der yder annoncerabatter til de selvejende institutioner i 2017. Rabatterne ligger i størrelsesordenen 8 % til 50 %.

Rabataftaler på annoncering (pdf)

For at opnå rabat ved køb af annoncer ved de enkelte medier henvises til ”ministerieaftalen".

Statslige aftaler

Staten yder fribefordring til skoleelever m.fl. ved rejser til og fra lejrskoler m.v.

Fribefordring af skoleelever m.fl.

Staten yder fribefordring til skoleelever m.fl. ved rejser til og fra lejrskoler m.v. Staten dækker desuden 90 pct. af befordringsudgifterne til ferierejser for elever i folkeskoler, friskoler og private grundskoler, når rejsen er begrundet i sociale forhold og arrangeret af Sydslesvigske Børns Ferierejser eller Gabriel Jensens Ferieudflugter.

Hvem kan få fribefordring?

Elever i folkeskoler, friskoler, private grundskoler, efterskoler, frie fagskoler, danske skoler i Sydslesvig samt elever på erhvervsuddannelsernes grundforløb kan få fribefordring. Desuden kan elever i heltidsundervisning på kommunale ungdomsskoler og på gymnasiale uddannelser (almen studentereksamen (stx), merkantil studentereksamen (hhx), teknisk studentereksamen (htx), hf-eksamen (2-årig) og International Baccalaureate) få fribefordring.

Hvilke rejser kan der ydes fribefordring til?

Fribefordring ydes én gang pr. skoleår ved rejser til og fra lejrskoler m.v., der er et led i undervisningen.

Opholdet skal strække sig over mindst 3 skoledage (2 overnatninger), og der skal deltage mindst 6 elever fra samme skole/institution. Antallet af elever kan nedsættes, hvis gruppen består af elever med handicap.

Fribefordring ydes med DSB på standardklasse med fjern- og regionaltog i Danmark. Der ydes desuden fribefordring med privatbanernes tog på nogle nærmere afgrænsede strækninger (§ 1, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 1104 af 27. september 2017) samt med skibe og færger (§ 1, stk. 3, i bekendtgørelse nr. 1104 af 27. september 2017), hvor der mellem DSB og den pågældende skibs- eller færgerute er indgået en befordringsaftale.

Ved rejser til udlandet kan der ydes fribefordring til og fra den danske grænsestation.

Kan der ydes fribefordring til ledsagere?

Der kan ydes fribefordring til én ledsager for hver påbegyndt 10 elever. Der ydes dog altid fribefordring til mindst 2 ledsagere. Deltager elever med handicap, kan der efter skolelederens/institutionslederens afgørelse ydes fribefordring til flere ledsagere, dog højst til yderligere én ledsager for hver elev med handicap.

Kan rejsen afbrydes?

Rejsen kan afbrydes én gang på udrejsen og én gang på hjemrejsen, hvis det er anført i bestillingen til DSB Skolerejser.

Hvem administrerer fribefordringsordningen?

DSB Skolerejser administrerer fribefordringsordningen. Bestilling af fribefordring til lejrskoler m.v. sendes elektronisk til DSB Skolerejer på følgende adresse: www.dsb.dk/skolerejser. Bestillingen skal være DSB Skolerejser i hænde senest 10 uger før udrejsens påbegyndelse.

Skolen/institutionen modtager endelig rejseplan og billet senest 3 uger før afrejse.

Kan DSB anvise alternative rejseplaner?

DSB kan i tilfælde af kapacitetsproblemer anvise alternative rejseplaner, der afviger op til 3 timer i forhold til det ønskede rejsetidspunkt. På særligt store rejsedage kan denne afvigelse være mere end 3 timer. Ved rejse med en gruppe på over 32 personer kan DSB anvise alternative rejseplaner, hvilket på særligt store rejsedage kan betyde opdeling af gruppen på forskellige afgange.

Skal bestilte rejser, der ikke anvendes, afbestilles?

Bestilte rejser, der ikke anvendes, skal afbestilles senest en uge før udrejsens påbegyndelse.

Hvis afbestillingen ikke er foretaget rettidigt, kan DSB bestemme, at der skal betales gebyr af den bestillende skole/institution, hvis mere end en tredjedel af de reserverede pladser ikke benyttes. Gebyret udgør i de konkrete tilfælde DSB’s omkostninger ved de ubenyttede pladser, dog højst 100,00 kr. pr. plads.

Gebyret kan dog bortfalde i de tilfælde, hvor de bestilte pladser ikke er benyttet på grund af elevers eller ledsageres pludselige sygdom og lignende.

Misbrug af fribefordringsordningen

DSB kan bestemme, at en skole/institution udelukkes fra brug af fribefordringsordningen i tilfælde af misbrug af ordningen eller ved manglende betaling af gebyrer.

Hvem afgør tvivlsspørgsmål om fribefordringsordningen?

DSB træffer alle afgørelser om fribefordringsordningen. DSB’s afgørelser om ordningen kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed – heller ikke Undervisningsministeriet. Dog kan tvivlsspørgsmål om, hvilke uddannelser ordningen omfatter, behandles af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet.

Sydslesvigske Børn Ferierejser og Gabriel Jensens Ferieudflugter

Staten dækker 90 pct. af befordringsudgifterne til ferierejser for elever i folkeskoler, friskoler og private grundskoler, når rejsen er begrundet i sociale forhold og arrangeret af Sydslesvigske Børns Ferierejser og Gabriel Jensens Ferieudflugter.

Fribefordring til sådanne ferierejser administreres særskilt af DSB Skolerejser efter aftale med Sydslesvigske Børns Ferierejser eller Gabriel Jensens Ferieudflugter.

Hvor findes de nærmere regler om fribefordringsordningen?

De nærmere regler er fastsat i bekendtgørelse nr. 1104 af 27. september 2017 om fribefordring af skoleelever m.fl (retsinformation.dk).

Vil Aarhus Letbane blive omfattet af fribefordringsordningen?

Aarhus Letbane forventes at blive medtaget i fribefordringsordningen på strækningerne Aarhus - Odder og Aarhus - Grenaa, når hele strækningen mellem Odder, Aarhus og Grenaa er åbnet.

Den tidligere gældende bekendtgørelse nr. 1009 af 16. november 2000 om fribefordring af skoleelever m.fl. gav mulighed for, at der kunne ydes fribefordring med en privatbanes tog på strækningen Aarhus - Odder og med DSB på strækningen Aarhus - Grenaa, indtil togdriften blev nedlagt. Der er således ikke tale om, at der vil blive ydet fribefordring på nye strækninger i forhold til den tidligere gældende bekendtgørelse.

Sidst opdateret: 22 timer siden