Gode råd til indkøb – en overskuelig vejledning
I vejledningen kan du finde enkle råd til, hvordan du kan gøre dit indkøb endnu mere effektivt og økonomisk bæredygtigt. Vejledningen er blevet til i samarbejde mellem institutionsrepræsentanter, UVM, UFM og SKI. Den henvender sig til alle indkøbere, især medarbejdere, som køber ind på:
- Institutioner med almengymnasial uddannelse
- Institutioner med erhvervsrettede uddannelser, herunder SOSU og AMU
- Voksenuddannelsescentre
- Institutioner for forberedende grunduddannelse
Læs vejledning om gode råd til dit indkøb (pdf)
Indkøbsfællesskaber
Fordelen ved indkøbsfællesskaber er blandt andet, at institutionen bliver en del af et større økonomisk og fagligt miljø, der kan gennemføre udbud og rådgive om indkøb.
Samarbejdsmuligheder
Institutionen kan vælge at indgå i et indkøbssamarbejde med andre institutioner.
Samarbejde med andre institutioner kan både ske uformelt, via løbende erfaringsudveksling med andre institutioner, som man måske i forvejen har et tæt og tillidsfuldt samarbejde med.
Samarbejdet kan også ske mere systematisk via deltagelse i erfa-grupper og/eller medlemskab af et indkøbsfællesskab for selvejende institutioner. Læs mere om indkøbsfællesskaberne:
Indkøbsfællesskaber for regulerede institutioner (ika.dk)
Indkøbsfællesskab for frie skoler (skoleindkøb.dk)
Indkøbsfællesskab for frie skoler (dfsi.dk)
Indkøbsnetværk for selvejede uddannelsesinstitutioner (ski.dk)
Indkøbspolitik
Formålet med en indkøbspolitik er at effektivisere institutionens indkøb. Indkøbspolitikken fastsætter de mål og retningslinjer for indkøb, som institutionen vil gøre gældende.
Inspiration til indkøbspolitik
Indkøbspolitikken kan bidrage til at sikre, at:
- institutionen opnår fordelagtige priser, når kvalitet, indkøbsvilkår og andre parametre tages i betragtning
- institutionen har effektive indkøbsprocesser
- institutionen optræder som én kunde (også selvom institutionen er fordelt på flere adresser) i forhold til leverandører og udnytter den samlede volumen som ordregiver
- institutionens indkøb sker i henhold til gældende lovgivning og udbudsdirektiver.
Der er ikke lovkrav om, at en institution har en indkøbspolitik. Men det er en forudsætning for at kunne håndtere institutionens indkøb effektivt, at institutionen køber ind efter nogle fælles mål og retningslinjer. I det efterfølgende afsnit finder du eksempler på mål og retningslinjer, som kan opstilles i en indkøbspolitik.
Da indkøbsdisponeringen på mange institutioner foregår decentralt, er det de enkelte medarbejdere og enheder, der er ansvarlige for at efterleve indkøbspolitikken.
Indkøbspolitikkens overordnede mål og rammer for institutionens indkøb kan udmøntes i en række konkrete regler og retningslinjer, der skal efterleves af alle medarbejdere og enheder som foretager indkøb for institutionen.
Det er ledelsen ansvar at godkende institutionens indkøbspolitik, ligesom det er ledelsens ansvar at sikre, at indkøbspolitikken efterleves i hele organisationen.
Eksempler på indhold i en indkøbspolitik
Nedenfor finder du eksempler på indkøbspolitiske mål, som kan indgå i institutionens indkøbspolitik:
- At der gennem effektive indkøb og indkøbsprocesser skabes et økonomisk råderum. At der købes ind efter princippet om ”rette kvalitet til formålet/behovet til bedst mulige pris”.
- At indkøberen ikke kun tager hensyn til varernes pris og kvalitet men også inddrager servicevilkår, driftsomkostninger, leveringssikkerhed og leveringsbetingelser (totalomkostningerne).
- At institutionen koordinerer sine indkøb og optræder som én samlet kunde i forhold til leverandører for derved at udnytte det samlede indkøbsvolumen til at opnå fordelagtige priser og indkøbsvilkår.
- At digitalisere indkøbsprocessen, herunder faktura-flow mv.
- At anvende så få leverandører som muligt på de enkelte indkøbsområder (standardisering af varer, ydelser og leverandører).
- At anvende centrale indkøbsaftaler (hos for eksempel Statens indkøb og SKI), hvor det er muligt, og gennemføre selvstændige udbud på vareområder, hvor der ikke er adgang til centrale indkøbsaftaler.
- At standardisere de enkelte indkøbsområder.
- At institutionen gennem indkøb medvirker til at minimere ressourceforbrug og miljøbelastning.
Analyser af indkøb på uddannelsesinstitutioner
BDO Consulting har gennemført en omkostningsanalyse af produktionsskolerne.
Omkostningsanalyse af produktionsskolerne 2015 (pdf)
QVARTZ har gennemført en omkostnings- og effektiviseringsanalyse af de almene gymnasier, voksenuddannelsescentre og erhvervsskolerne.
Økonomistyrelsen har gennemført en charter for godt og grønt indkøb, der tager næste skridt imod indkøb i staten, som har et lavere klimaaftryk.
Omkostnings- og effektiviseringsanalyse af ungdomsuddannelsesinstitutionerne 2015 (pdf)
Rigsrevisionen om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner
Formålet med Rigsrevisionens undersøgelse er at vurdere, om indkøbsområdet på de udvalgte videregående uddannelsesinstitutioner er tilrettelagt, så der foretages effektive og sparsommelige indkøb.
Rigsrevisionen om indkøb på 12 videregående uddannelsesinstitutioner (pdf)
Rigsrevisionens anbefalinger
Rigsrevisionen anbefaler, at institutionernes retningslinjer for indkøb indeholder den nødvendige information om, hvordan indkøbere på institutionerne skal agere sparsommeligt til gældende regler og god praksis på indkøbsområdet.
Rigsrevisionen finder, at flere af institutionernes retningslinjer for indkøb kan styrkes, hvis institutionerne giver indkøberne anvisninger om:
- opgavesnittet mellem decentrale og centrale indkøbere/indkøbsfunktioner i de institutioner, der har centrale indkøbsfunktioner
- institutionens krav i forbindelse med brug og indgåelse af egne indkøbsaftaler
- beregning af kontraktværdier i relation til tærskelværdier knyttet til EU’s udbudsregler og tilbudsloven, herunder også tærskelværdier for bygge- og anlægsområdet
- krav til konkurrenceudsættelse af køb under tilbudslovens tærskelværdier, som er fastsat ud fra institutionens væsentlighedskriterier
- krav til, hvordan vigtige dispositioner og beslutninger om indkøbet dokumenteres.