Fra og med sommerterminen 2026 er det et krav, at den prøveafholdende institution scanner alle fysiske prøvebesvarelser og distribuerer disse til censorerne digitalt.
Institutionen skal fremover scanne fysiske prøvebesvarelser og distribuere disse til censorerne digitalt. Det betyder, at institutionen ikke længere må anvende postforsendelse til at distribuere besvarelser. Kravet gælder for alle gymnasiale institutioner og alle gymnasiale fag med delprøver på papir.
Årsagen til den nye praksis er, at det i stigende grad forekommer, at eksaminandernes fysiske prøvebesvarelser bliver forsinket i posten på vej til enten første- eller andencensor, hvorefter censorerne har betydeligt mindre tid til rettearbejdet eller må votere uden at have besvarelserne ved hånden. Dertil kommer risikoen, at besvarelser helt forsvinder, hvorefter eventuelt berørte eksaminander skal aflægge en ny prøve i den næste termin. Styrelsen for Undervisning og Kvalitet har i de seneste terminer set flere eksempler på dette.
Institutionen skal scanne alle fysiske prøvebesvarelser, samle prøveholdets besvarelser som pdf’er i en zip-fil (eller som én pdf-fil) og distribuere filen (eller adgangen hertil) digitalt med sikker mail til censorerne på det pågældende prøveholds ansættelsesinstitutioners hovedpostkasser. Den prøveafholdende institution skal i emnefeltet på den sikre mail tydeligt angive navnene på censorerne på besvarelserne. Herefter er det ansættelsesinstitutionernes ansvar sikkert og hurtigst muligt at videreformidle besvarelserne til censorerne.
Hvis der på prøveholdet er eksaminander på særlige prøvevilkår, som har afleveret digitalt, vedlægges disse besvarelser resten af prøveholdets besvarelser, så censorerne modtager besvarelserne samlet.
Den enkelte institution har tre hverdage til at fuldføre opgaven med at scanne og distribuere besvarelserne. Selve prøvedagen tæller med i fristberegningen. Det betyder, eksempelvis, at hvis en prøve foregår, og prøveholdet afleverer, en mandag, skal censorernes ansættelsesinstitutioner senest have modtaget besvarelserne inden udgangen af onsdag samme uge.
Hvis institutionen vælger at opbevare besvarelser i et drev og giver censorerne adgang via fildeling, skal adgangen (fx link) hertil håndteres via sikker mail. Styrelsen for Undervisning og Kvalitet kan ikke vurdere den enkelte løsning eller vejlede angående sikkerheden i diverse opbevaringsplatforme.
Hæfter til opgavebesvarelse bliver fra og med sommerterminen 2026 trykt som perforerede hæfter, så de lettere kan skilles ad. Der vil derudover være en række mindre tilføjelser til prøvematerialet, herunder at eksaminanden skal skrive sit navn på hver side som en sikkerhed, hvis besvarelser ved en fejl bliver blandet sammen.
Det er hensigten, at det ændrede format og småjusteringerne skal gøre opgaven med at scanne eksaminandernes besvarelser mere håndterbar. Institutionernes erfaringer fra sommerterminen 2025, hvor prøvematerialet i spansk begyndersprog A på stx (ny ordning) var trykt som perforerede hæfter, var positive, hvorfor dette trykformat nu udbredes til alle prøver med fysisk materiale.
Eventuelt bilagsmateriale i matematik er allerede nu perforeret, så der vil ikke være ændringer i prøvematerialet i dette fag. Papir, som institutionen stiller til rådighed til eksaminandens besvarelse, skal være i A4-format af hensyn til kravet om scanning.
Institutionen skal instruere eksaminanden i at skrive tydeligt i hæfter eller ark til opgavebesvarelse, så den scannede kopi er læselig. Denne indebærer også, at eksaminanden skal skrive på linjer og inden for bokse, hvor disse finder anvendelse, og altså ikke på bagsiden af eller andetsteds på svarhæfte- eller ark.
Hvis en censor modtager en ulæselig kopi, skal vedkommende hurtigst muligt informere den prøveafholdende institution herom, hvorefter institutionen – ligeledes hurtigst muligt – skal rette op herpå. Vi anbefaler derfor, at institutionen inden distributionen til censorernes ansættelsesinstitutioner gennemgår de scannede kopier for at kvalitetssikre scanningen.
Institutionen skal opbevare de fysiske besvarelser i minimum ét år.
Styrelsen for It og Læring arbejder p.t. på at udvikle en løsning i det kommende prøveafviklingssystem, som med udgangen af 2027 skal erstatte Netprøver, hvor opgaven med at scanne og distribuere de fysiske besvarelser bliver lettere og ensrettet institutionerne imellem.
