På denne side kan du læse om, hvem der træffer afgørelse om særlige prøvevilkår, og på hvilket grundlag afgørelsen træffes. Vejledningen henvender sig først og fremmest til institutionens leder.
Det er lederen på institutionen, der træffer afgørelse om tilbud af særlige prøvevilkår.
Læs mere i § 24 i den almene prøvebekendtgørelse (retsinformation.dk).
Det er institutionens leder, dvs. rektor, der skal træffe afgørelse om tilbud af særlige prøvevilkår. Rektor kan vælge at uddelegere opgaven til en medarbejder på institutionen, for eksempel en uddannelsesleder.
Inden institutionen træffer afgørelsen, er det en fordel at inddrage en læsevejleder, eksaminandens underviser eller andre ansatte med faglig indsigt i eksaminandens vanskeligheder.
Institutionens leder skal træffe afgørelser om særlige prøvevilkår på baggrund af en konkret og individuel vurdering af den enkelte eksaminand. Institutionen skal lægge eksaminandens specifikke behov og forudsætninger til grund for afgørelsen og tilpasse de særlige prøvevilkår til den enkelte eksaminand.
Der findes som udgangspunkt ikke foruddefinerede særlige prøvevilkår, som altid skal tilbydes en eksaminand med en bestemt funktionsnedsættelse. For eksempel findes der ikke en standard for, hvor meget forlænget tid, der bør gives til en eksaminand med ordblindhed ved den skriftlige prøve i dansk, da eksaminander kan have forskellige grader af vanskeligheder på grund af ordblindhed. Det samme gælder for andre typer vanskeligheder.
Institutionen skal træffe afgørelser om tilbud om særlige prøvevilkår i overensstemmelse med reglerne i forvaltningsloven. Institutionen skal derfor overholde forvaltningslovens regler om partshøring, begrundelse og klagevejledning, når den træffer en afgørelse.
Institutionen skal sikre, at afgørelser om særlige prøvevilkår følger forvaltningslovens regler, da dette er en forudsætning for eksaminandernes retssikkerhed og for en ensartet og lige behandling på og på tværs af institutioner.
Læs mere i § 87 i den almene prøvebekendtgørelse (retsinformation.dk).
Hvis en eksaminand ikke er bekendt med, at institutionen ligger inde med oplysninger, herunder eksterne faglige vurderinger, som er relevante for en afgørelse om tilbud af særlige prøvevilkår, skal institutionens leder informere eksaminanden om disse oplysninger og give eksaminanden mulighed for at udtale sig, før lederen træffer afgørelse. Dette gælder kun, hvis oplysningerne kan være til ugunst for eksaminanden og har væsentlig betydning for sagens afgørelse. Institutionen kan gennemføre partshøringen både skriftligt og mundtligt.
Læs mere om ombudsmandens praksis vedrørende partshøring (ombudsmanden.dk).
Når institutionen træffer en skriftlig afgørelse, skal den give en begrundelse for afgørelsen, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Hvis institutionen giver afgørelsen mundtligt, kan eksaminanden bede om at få en skriftlig begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver eksaminanden medhold.
Kravet om en begrundelse skal være med til at sikre, at institutionen træffer en korrekt afgørelse på et sagligt og tilstrækkeligt oplyst grundlag. Samtidig skal begrundelsen gøre det lettere for borgeren at forstå afgørelsen.
Begrundelsen skal henvise til de regler, som institutionen har truffet afgørelsen på baggrund af. Hvis institutionen også har brugt et administrativt skøn, skal begrundelsen forklare de hovedhensyn, der har haft betydning for vurderingen. Begrundelsen skal også, hvis det er nødvendigt, kort beskrive de faktiske oplysninger i sagen, som institutionen har lagt væsentlig vægt på i afgørelsen.
Læs mere i §§ 22-24 i forvaltningsloven (retsinformation.dk).
Når institutionens leder træffer afgørelse om tilbud af særlige prøvevilkår og meddeler afgørelsen skriftligt, skal lederen vedlægge en klagevejledning. Klagevejledningen skal oplyse, hvem man kan klage til, hvordan man klager, og om der er en frist for at klage. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver eksaminanden medhold.
En eksaminand eller den, der har forældremyndigheden, kan klage til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet over retlige spørgsmål i forbindelse med institutionens afgørelse om særlige prøvevilkår. Det kan for eksempel være en klage over, at institutionen ikke har fulgt reglerne i forvaltningsloven.
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet kan ikke tage stilling til faglige spørgsmål eller til institutionens skøn i afgørelsen om særlige prøvevilkår (for eksempel hvor meget ekstra tid en eksaminand får til en prøve), medmindre vurderingen ligger uden for de retlige rammer. Styrelsen giver derfor kun medhold i en klage, hvis styrelsen vurderer, at institutionen har begået retlige fejl i forbindelse med afgørelsen.
Læs mere i § 25 om klageproceduren.
Læs mere i § 87 i den almene prøvebekendtgørelse (retsinformation.dk).
En myndighed, herunder en gymnasial uddannelsesinstitution, må ikke træffe en afgørelse særlige prøvevilkår på et uoplyst grundlag. Myndigheden har pligt til at oplyse en sag tilstrækkeligt, inden den træffer afgørelse i en sag, jf. officialprincippet.
For at kunne træffe den rigtige afgørelse skal myndigheden indhente de faktiske oplysninger, der er nødvendige for at vurdere sagen. Hvis myndigheden ikke oplyser sagen tilstrækkeligt, kan afgørelsen blive tilsidesat som ugyldig og eventuelt skulle behandles igen, så sagen kan blive oplyst tilstrækkeligt.
Eksaminander skal fremlægge relevant dokumentation for deres funktionsnedsættelse eller specifikke vanskeligheder i forbindelse med en afgørelse om særlige prøvevilkår. Dokumentationen er en forudsætning for, at institutionens leder kan foretage en kvalificeret vurdering og træffe afgørelse.
Institutionens leders vurderer, hvilken form for dokumentation institutionen kan acceptere. Dokumentation kan for eksempel være:
Institutionen skal registrere og opbevare oplysninger om afgørelser af særlige prøvevilkår og de tilhørende sagsakter på individniveau et år efter uddannelsens afslutning. Dette gælder også, når eksaminanden ikke får fuldt medhold i sagen.
Registrering af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Personfølsomme oplysninger skal opbevares forsvarligt og kun være tilgængelige for personer med et relevant behov.
Institutionen skal fastsætte lokale eksamensregler og gøre dem tilgængelige for eksaminanderne i god tid før prøverne, blandt andet på institutionens hjemmeside. De lokale eksamensregler skal angive frister for, hvornår eksaminander skal ansøge om særlige prøvevilkår. Institutionen skal samtidig informere eksaminanderne på en måde, der sikrer, at de er opmærksomme på vigtigheden af, at de overholder reglerne. Institutionen skal endvidere sørge for, at eksaminander og øvrige medvirkende ved prøverne i god tid bliver orienteret om reglerne om særlige prøvevilkår.
Institutionen skal således sørge for, at alle eksaminander på institutionen (uagtet om man har dokumentation på en funktionsnedsættelse) i god tid inden prøverne bliver orienteret om muligheden for at aflægge prøver på særlige prøvevilkår. Dette indebærer, at de skal få oplysning eksempler på særlige prøvevilkår, dokumentationskrav, samt hvordan og hvornår man skal ansøge om særlige prøvevilkår. Ansøgningsfristen skal sikre, at eksaminanderne har reel mulighed for at ansøge rettidigt og evt. klage over en afgørelse forud for prøverne.
Institutionen hjælper eksaminander, der har vanskeligt ved at overskue eller gennemføre ansøgningsprocessen på egen hånd. Institutionen sikrer, at eksaminander modtager relevant vejledning – eksempelvis med at udfylde ansøgningsskemaer, indsamle dokumentation eller forstå gældende regler og frister om særlige prøvevilkår. Det skal sikre, at alle eksaminander har lige adgang til at søge og modtage en retfærdig og kvalificeret sagsbehandling.
Læs mere i § 7 og 9 i den almene prøvebekendtgørelse (retsinformation.dk).
En myndighed skal, når det er nødvendigt, give vejledning og hjælp til personer, der henvender sig med spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Gymnasiale institutioner skal således vejlede elever, forældre mv., om muligheder for at få særlige prøvevilkår, når det er efterspurgt. Formålet med vejledningspligten er at sikre, at borgeren ikke lider et retstab på grund af fejl, uvidenhed eller misforståelser, ved at svare på de spørgsmål, som borgeren har.
Myndigheden har også en vejledningspligt på eget initiativ, fx om generelle forhold. Pligten følger af de almindelige retsgrundsætninger og god forvaltningsskik.
Læs mere i § 7 i forvaltningsloven (retsinformation.dk).
Læs mere i ”Vejledning i forvaltningsret for skoleledere” (pdf).
Når der er dokumentation for en funktionsnedsættelse, må institutionen ikke afslå en ansøgning om særlige prøvevilkår pga. manglende lokaler, økonomiske hensyn eller lignende.
En eksaminand med funktionsnedsættelser kan ikke kræve specifikke særlige prøvevilkår, da det er institutionens leder, der har ansvaret for at fastsætte en passende kompensation til eksaminanden. Institutionens leder kan vælge en anden og billigere kompensationsløsning end den, eksaminanden oprindeligt anmodede om, så længe det kompenserer eksaminandens funktionsnedsættelse. Det er op til institutionen at sikre, at eksaminanderne bliver kompenseret i forhold til deres individuelle funktionsnedsættelse.
Institutionens leder kan reducere behovet for prøvelokaler ved at placere alle eksaminander, der har fået tilladelse til at bruge læse-skriveteknologi med dikteringsfunktion til prøver, i ét og samme prøvelokale med lydisolerende høretelefoner og lyddæmpende skærmvægge, så de ikke forstyrrer hinanden eller giver uretmæssig hjælp til bevarelse af en opgave. Institutionen kan i øvrigt leje eksterne lokaler til prøver, såfremt institutionen ikke selv har et tilstrækkeligt antal lokaler.
Institutionen skal sikre, at eksaminanden har hensigtsmæssige arbejdsforhold ved prøverne.
Læs mere i § 24 og 22 i den almene prøvebekendtgørelse (retsinformation.dk).
Elever, der har fået støtte via SPS-ordningen (for eksempel læse-skriveteknologi), har ret til at medbringe og anvende den tildelte støtte i undervisningen og ved eventuelle tests i forbindelse med undervisningen. For eksempel skal elever med ordblindhed, der har fået læse-skriveteknologi via SPS-ordningen, have mulighed for at benytte de tildelte hjælpemidler ved tests i undervisningen. Det betyder, at eleverne skal have mulighed for at tilgå testen i et tilgængeliggjort format, som muliggør oplæsning med læse-skriveteknologi.
Institutionerne bør i videst muligt omfang påtage sig ansvaret for at tilgængeliggøre undervisningsmateriale (herunder tests) til brug i undervisningen.
De interne, men medtællende, grundforløbsprøver i de gymnasiale uddannelser til studentereksamen og de interne, men medtællende, flerfaglige prøver i faggrupperne i hf-uddannelsen anses for officielle prøver, hvorfor de direkte er omfattet af institutionernes forpligtelser i den almene prøvebekendtgørelse. For interne prøver, der som led i undervisningen bliver afholdt med henblik på at træne elever til de officielle prøver, (termins- og årsprøver) gælder § 24 om særlige prøvevilkår omvendt ikke.
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet anbefaler dog, at institutionen tilbyder de samme særlige prøvevilkår ved termins- og årsprøver som ved de officielle prøver. Det indebærer, at eksaminander får tilladelse til at benytte de digitale hjælpemidler, som de har fået bevilliget gennem SPS-ordningen. På denne måde bliver eksaminanderne bedst muligt forberedt til de officielle prøver. For eksaminander med ordblindhed betyder det eksempelvis, at de bør have mulighed for at anvende det samme læse-skriveteknologi, som de bruger i undervisningen, medmindre institutionen vurderer, at hjælpemidlet ændrer prøvens niveau.
Læs mere i § 24 i den almene prøvebekendtgørelse (retsinformation.dk).
