Regler og vejledning om afholdelse af gymnasiale prøver i udlandet

Retsgrundlag

Institutionen kan afholde prøver på en dansk repræsentation i udlandet, når eksaminanden og vedkommende repræsentation er indforstået hermed, og når det er begrundet i at eksaminanden af praktiske eller økonomiske grunde ikke kan deltage i institutionens prøver i Danmark, jf. § 21 i den almene prøvebekendtgørelse.

En repræsentation i udlandet kan være en ambassade, et konsulat eller andre steder, repræsentationen stiller til rådighed. Tryk her for at tilgå danske repræsentationer i udlandet.

I særlige tilfælde kan institutionen afholde en prøve i udlandet andre steder end på danske repræsentationer, hvis eksaminanden samtykker heri. Institutionens leder skal udpege en tilsynsførende, jf. § 21, stk. 2 i den almene prøvebekendtgørelse.

Institutionens ansvar og tilsyn

Afholdelse af danske prøver i udlandet skal uagtet lokation altid afholdes efter reglerne for den enkelte uddannelse. Institutionens leder er ansvarlig for at sikre, at der finder et tilstrækkeligt tilsyn sted, jf. § 21, stk. 3 i den almene prøvebekendtgørelse. 

Institutionen skal herunder sikre, at den udpegede tilsynsførende er kvalificeret og habil til at føre tilsyn. Dette indebærer, at den tilsynsførende:
•    er grundigt instrueret i reglerne for den konkrete prøve, herunder regler om internetadgang, hjælpemidler mv.
•    er fysisk til stede under hele prøvens afvikling og har mulighed for reelt at føre kontrol med prøvesituationen, Det skal bemærkes, at dette også gælder fx i forhold til forberedelsestid til mundtlige prøver.
•    modtager klar og skriftlig instruktion om sine opgaver og beføjelser samt om håndtering og rapportering af eventuelle uregelmæssigheder, herunder snyd, jf. § 35-38 i den almene prøvebekendtgørelse. 

Den tilsynsførende skal opfylde samme habilitetskrav som ved prøver i Danmark og må ikke have en direkte eller indirekte interesse i prøvens udfald eller tæt relation til eksaminanden. Eksempelvis må den tilsynsførende ikke være ansat i eller tilknyttet samme fodboldklub, agentvirksomhed eller lignende organisation som en eksaminand, der er professionel fodboldspiller. Ligeledes må den tilsynsførende ikke have en tæt personlig relation til eksaminanden, herunder familiemæssige relationer, venskaber eller andre nære forbindelser. Det anbefales generelt, at institutionen udpeger en tilsynsførende, som ikke på forhånd har kendskab til eksaminanden. 

Styrelsen anbefaler endvidere, at den tilsynsførende har erfaring med at føre tilsyn ved prøver og er ansat ved en skole, institution, et universitet eller lignende. Dette for at sikre kendskab til korrekt afvikling af prøver.

Udgifter ved prøveafholdelse i udlandet

Institutionen afholder udgifterne forbundet med afholdelser af prøver i udlandet, jf. bekendtgørelse om betaling for tjenestehandlinger i udenrigstjenesten. Institutionen kan lade eksaminanden eller dennes forældre eller værge helt eller delvist betale herfor, såfremt disse skriftligt har erklæret sig villige hertil. Institutionen kan betinge prøvens afholdelse af, at beløbet forudbetales, jf. § 21, stk. 4 i den almene prøvebekendtgørelse.

Tidspunkter og tidszoner ved skriftlige prøver

Vær opmærksom på at prøvestart ved skriftlige centralt stillede prøver altid skal følge start- og sluttidspunkt i Danmark. Hvis en prøve fx afholdes i USA (GMT-4) med en tidsforskel på 6 timer, så skal en prøve, der starter kl. 9 dansk tid, altså starte kl. 3 lokal tid.

Vejledning til institutionens ledere og eksamensplanlæggere om håndtering af elever der skal aflægge skriftlige prøver i udlandet

Netprøver kan ikke tilgås i udlandet. Det betyder, at elever, der skal aflægge skriftlige prøver i udlandet, ikke kan få udleveret deres prøve eller aflevere deres besvarelse i Netprøver.

Institutionen, der har en elev, der aflægger en skriftlig prøve i udlandet, skal gøre følgende: 
1.    Hente prøvematerialet på Plan-B (netproever.dk) op til to timer inden prøvestart på dagen for prøven. 
2.    20 minutter før prøvestart sendes prøvematerialet sikkert med digital post til den tilsynsførende myndighed/person, som institutionen har udpeget. Læs nærmere om digital post nedenfor. 
3.    Ved prøvens start udleverer den tilsynsførende myndighed/person prøvematerialet til eleven. 
4.    Når prøven er afsluttet, sender den tilsynsførende myndighed/person elevens besvarelse med digital post til institutionen. Tidspunktet for afsendelse i mailen skal senest være identisk med seneste afleveringstidspunkt for prøven. Ellers har eleven ikke afleveret besvarelsen rettidigt. 
5.    Institutionen uploader elevens besvarelse på elevens prøvehold i Netprøver – se hvordan i brugervejledningen for eksamensplanlæggere i Netprøver.